1、深刻理解此次研讨会的目的和意义，查找相关的资料和文件，用电话、邮件和其他方式了解各单位和相关人员对此次研讨会的建议和意见。

整理出共性和典型问题，草拟出研讨会的主题、内容等。

2、向领导汇报请示，在听取领导建议后，着手研讨会通知撰写：内容包括研讨会的主题、研讨内容、参会时间地点、主讲人员、参会人员、参会费用、研讨会形式、食宿安排、注意事项等。

通知撰写完毕之后报领导批准，并下发会议通知。

3、准备好研讨会材料和文件，根据参会人数准备相应的资料份数。

布置会议会场，包括会场横幅、音响设备、主讲人台座等。

4、组成一个研讨会专门小组，包括后勤组、会务组、接待组等，明确分工，落实任务，确保研讨会的顺利召开。