电话记录怎么写

电话记录包含：来电时间，来电人姓名、职务，找谁，何事，具体内容，谁记录的这些基本信息。

记录的意思指把所见所闻通过一定的手段保留下来，并作为信息传递开去，再加上一般需要对电话进行记录的都是政府公职部门或是售后部门，写电话记录，主要是为了对来电过程及结果作个记录，防止以后再联系的时候会忘记某些细节。 那么就要写清楚时间，姓名，职务，有哪些具体的要求，谈话过程中遇到哪些问题，什么时候能够解决，时候解决，多长时间以后你打算再次回访，下一次的工作重点是什么，难点是什么。

扩展资料 接听电话的注意事项： 1、接听电话要迅速 电话一般控制在铃响三声之内接听，否则，会被认为失礼。 2、左手拿听筒，右手执笔 办公室接听电话不像个人接听电话那么随便，在对方打过电话的时候要做文字记录。

3、第一时间说出单位或者部门名称 在电话接通以后，主动向对方礼貌问好，并第一时间报出本单位或者部门的名称。 4、注意音调，保持笑容 确定对方的基本信息，包括对方单位、名字、职务等，只有问清楚基本情况自己的工作才能顺利进展。

5、详细了解来电目的 了解清楚基本的来电者信息之后，就要对来电的目的做详细的了解。 6、确认来电主要内容 在电话结束之前一定要和对方确认来电的主要内容，做到准确到位，防止记录错误或者少记。

7、礼貌道谢 电话结束一定要向对方礼貌的道谢，这也是基本的电话礼仪。 8、让来电者先挂电话 不管是客户或者找单位相关人的间接客户都要等着对方挂断电话之后再挂电话。

参考资料： 百度百科-电话礼仪。

有没有办公室电话接听的范例参考一下

（一）重要的第一声 当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。

在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。 同样说： “ 你好，这里是 XX 公司 ” 。

但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有 “ 我代表单位形象 ” 的意识。

（二）要有喜悦的心情 打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着 “ 对方看着我 ” 的心态去应对。 （三）端正的姿态与清晰明朗的声音 打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够 “ 听 ” 得出来。

如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是 懒散的，无精打采的；若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

声音要温雅有礼，以恳切之话语表达。口与话筒间，应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚、滋生误会。

或因声音粗大，让人误解为盛气凌人。 （四）迅速准确的接听 现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒， 接听电话，以长途电话为优先， 最好在三声之内接听。

电话铃声响一声大约 3 秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。

如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是 “ 喂 ” 了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。 （五）认真清楚的记录 随时牢记 5WIH 技巧，所谓 5W1H 是指 ① When 何时 ② Who 何人 ③ Where 何地 ④ What 何事 ⑤ Why 为什么 ⑥ HOW 如何进行。

在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。

电话记录既要简洁又要完备，有赖于 5WIH 技巧。 （六）有效电话沟通 上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌 粗率答复：「他不在」即将电话挂断。

接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。 对方查询本部门其它单位电话号码时，应迅即查告，不能说不知道。

我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。 对对方提出的问题应耐心倾听；表示意见时，应让他能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。

期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。

接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人争辩。 电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交待清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。

如遇需要查寻数据或另行联系之查催案件，应先估计可能耗用时间之长短，若查阅或查催时间较长，最好不让对方久候，应改用另行回话之方式，并尽早回话。以电话索取书表时，应即录案把握时效，尽快地寄达。

（七）挂电话前的礼貌 要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，应有明确的结束语，说一声“谢谢” “ 再见 ” ，再轻轻挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。 电话具有相同的重要性。

电话记录既要简洁又要完备，有赖于 5WIH 技巧。 （六）有效电话沟通 上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌 粗率答复：「他不在」即将电话挂断。

接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。 对方查询本部门其它单位电话号码时，应迅即查告，不能说不知道。

我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。 对对方提出的问题应耐心倾听；表示意见时，应让他能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。

期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。

接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人争辩。 电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交待清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。

如遇需要查寻数据或另行联系之查催案件，应先估计可能耗用时间之长短，若查阅或查催时间较长，最好不让对方久候，应改用另行回话之方式，并尽早回话。以电话索取书表时，应即录案把握时效，尽快地寄达。

（七）挂电话前的礼貌 要结束电话交谈时，一般应当。

怎么接领导电话,公务员还有话说

“接到领导电话，是与其沟通的一次机会，拿捏得当，会给领导留下好印象。

尤其在大机关里，有的人工作好几年，可能和‘一把手’都没有单独说上话的机会。” 大领导来电话，怎么接？在官场上，接到领导，尤其是上上级领导的电话，有时并不是件小事。

某地级市的王秘书长说，从小的方面来说，完成上级领导交办任务是基本职责所在，而往大的那头讲，这也是在大领导面前体现自己全面素养的一个机会。没听出大领导声音，怎么破 “您好，请问您找哪位？” 近十年来，中部某市的副市长李宁宣但凡接到电话，开口总会是这句。

“这几乎是一种条件反射，当然，也是当时的一个教训。”11年前，李宁宣在市组织部办公室任副主任，有一天，接到了个陌生电话。

“我找一下小赵。”对方话说得很急。

“哪个小赵，这里姓赵的多得很，你是哪个哦？懂不懂程序？”当时李宁宣刚刚挨了一顿领导批评，心情很差。“我是陈X。”

听到这句话，李宁宣当时差点叫出声来，因为对方竟然是市委书记。“幸好我当时灵机一动，连忙说‘陈书记，不好意思，我是其他单位到这里等着办事的，刚好这儿没人，电话又响了……’” 李宁宣很“庆幸”：“其实陈书记知道我这个人，且对我是有好印象的，要是因为那次通话把这种印象弄糟了，那就是自己的低级失误。

当然，这也提醒了自己，以后不论是上级、平级或下级打来的电话，我接通后都会客客气气，一视同仁。” 不过，有的下属在电话中没听出大领导的声音，就没这么“走运”了。

李宁宣给廉政瞭望记者讲了一个例子，在他老家那个县里，有年发生了严重的水灾，县委书记直接拿起旁边人一个手机打给了一个副镇长，问：“我是雷XX，灾情怎么样？”副镇长听到是一个外地口音，再一看又是个陌生来电，以为是恶作剧，便没好气地回答：“你是雷XX，我还是张XX（市委书记）呢。” 县委书记当场就很生气，拍了桌子。

很快，该副镇长也受到了处分。“虽说县委书记大摆官威有点过了，但在灾情面前，这名副镇长也太儿戏，太分不清事情的轻重缓急了。”

李宁宣表示。“领导，尤其是跨了几级的领导打电话给下属，有时爱用座机，且很少会自报家门，你也不好去追问他是谁，这就很难办啊。

万一真的遇到骗子咋办？”一些受访官员均有同感。2009年，重庆丰都人马具鑫买了一张可以将来电显示为任意号码的手机卡，给城口县某乡镇党委书记王某打电话，声称自己是城口县副县长：“我为你们乡镇创建农业发展项目，要求预先支付5万元资料制作等费用，马上将钱打到指定的账号上。”

王某看到来电显示确实是县政府办公电话，所以完全没有怀疑，领导吩咐的事岂敢不办？王某马上安排人将5万元现金打到了“副县长”指定的账号上。马具鑫通过同样手段，还骗到了另一个乡镇党委书记的6万元。

“要不是骗子最终事发，王某等人都还一直蒙在鼓里。”李宁宣分析，“因为他们潜意识里，早就有和领导通过非正常手段套近乎的想法，觉得这几万元就算真送给了副县长，也是‘荣幸’。”

同样是怀着这样的心思，今年4月，广西柳州一所学校的赵老师也因为接到“领导电话”要她当面“汇报工作”，被骗去5千元。那么，问题就来了。

一是电话那头可能是领导，二是分不清电话那头是哪一名领导，三是你还不好意思去多问，怎么破？王秘书长曾在部队服役多年，对此，他提出了自己应对方法。言语上要吐字清楚，客客气气，但忌卑躬屈膝，那样显得不够大气。

如果确实不方便询问对方职务和名字的，对电话内容和来电号码都要作好详细记录，方便事后通过各种方式进行核查，尤其对涉及到私底下的财物问题，更要妥善处理。“其实按部队里的做法就蛮好，以前我在部队时，接到上级的电话，可谓是一项政治任务，必须严肃对待。

在记录电话内容时，反应快是第一要素，通俗点说，就是口、耳、手、脑高度协调，应尽量记录完整，包括来电话的具体时分。记录完毕，还必须主动将内容复述一遍，与对方查对核实。

最后主动询问对方还有何指示。” 没听清楚领导安排，怎么办 有时候，接电话的方式方法也体现出一个人的能力高低，王秘书长的切身体会是：“只有在绝对需要时才可转电话，自己能处理的电话最好自己办。”

王秘书长举了一个例子，他所在市的发改委曾有个办公室主任，年龄稍微大了一些，听力不是太好，尤其在电话里沟通起来不大方便，他也常常在接到领导电话后没说两句就交给身边其他人接。“其实他是不希望耽误事情，但一来二去有的领导就有想法了，我找你说事你却让个毛头小子来打发我”。

“不管是对领导还是其他人打来的电话，左手拿听筒是我多年养成的习惯，不光是因为医生说左耳听电话辐射小，其实是为了空出的右手方便随时拿笔记录，尤其对人员、数目、时间、日期、地点等要特别注意。”王秘书长自我调侃说：“一个小细节，可能让你有时候做事情更简单。”

王秘书长进一步分析，“领导为什么喜欢打座机电话，可能的确没有在手机里存你的号码，当然有的是不愿意轻易暴露自己的手机号码，其实还有一点容易被人忽略的是，座机电话的信号是稳定的，甚少会因为信号不清楚而造。

怎样写接听电话流程？

1、接到电话，问清5W（参见新闻写作要求，即何人何事何地何时为什么）

2、进行电话记录登记

3、通知相关人员进行处理，并在电话记录上请其签字确认（如果主办的是大领导，就算了，自己记一下就OK了）

4、询问：

(1)是否需协助进行处理，如需，问清需协助工作的内容

(2)是否需回复电话，如需，问清回复内容

5、开展协助工作

6、每日提醒相关主办人员，该事件是否落实到位

7、事件解决后，在电话记录登记上注明“已处理完毕”