商业信函范文

商业信函的写作 1）中文信函 如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

（1）开头 开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

（2）正文 信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括： ①向收信人问候； ②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等； ③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重； ④提出进一步联系的希望、方式和要求。

（3）结尾 结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”

同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。

“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 （4）署名 署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。

以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

（5）日期 写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

2）英文信函 同国外进行经商的业务往来信函，常用英文书写，按英文信函的习惯用法，由信头、日期、收信人姓名地址、称谓、正文、结尾、签字和其它等8个部分组成。 （1）信头 信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。

（2）日期 日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。

为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如Mail,1998（美式写法）；1,May,1998（英式写法）。

（3）收信人的名称及地址 与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。 书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。

如果收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.（先生），Mrs.（夫人），Miss（小姐），Hon（用于称呼市长、部长、大使等），Pres.（总经理、会长、总统等），Prof.（教授）等等。收信人地处的书写格式与信封相同。

（4）称谓 在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams,Ladies；无具体收信人姓名用Dear Sir称呼收信者。 （5）正文 正文的地位和内容与中文书信相同。

在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

（6）结尾 英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly,Truly Yours,Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely,Sincerely yours等。

需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。 （7）签署 签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。

签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。

常见的职衔有：Chairman of the Board of directors（董事长），President或Genera1 Manager（总经理），Director（董事），Stand Director（常务董事），Manager（经理），Head of Department（职员），Manageress（女经理），Head of a Department（处长），Section chief（科长）等。 需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。

（8）其它 商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况： ①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字下划横线表示。 ②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。

③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。 ④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。

⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的缩写)引导。 对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：日期 May,20,1998，收信人 Mach &.Welson，地址340 Camedle Ave 。

英文商务书信的基本格式

英文商务书信的基本格式包括三种格式 1、 商务书信的格式（1） ：齐头式 齐头式（block style）是一种简便的商务书信格式，在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。

不同的部分——比如说不同的段落或地址——则以空行的方式隔开。齐头式很简单，因此非常受欢迎。

其主要格式如下： 段落齐头：在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。不同的段落之间要空行：不同的部分（比如说不同的段落，或商务书信中的地址），则以空行的方式隔开—— （1） 寄信人地址和收件人的地址之间：空三行（2） 称呼与信件正文的第一段之间：空一行（3） 信件正文的段落之间：空一行（4） 大小标题与随后的段落之间：不空行 2、商务书信的格式（2）：改良齐头式 改良齐头式（modified block style）结合了缩排式与齐头式的特点，它看起来跟缩排式很像，而最大的不同，就是在改良齐头式中： ①段落首行齐头，新段落与左边界齐头（flush left）。

②寄件人地址、日期、结尾敬辞和签名都缩排，如同缩排式。改良齐头式就跟齐头式一样，版面看起来清晰整齐，它是商务书信经常使用的格式。

3、商务书信的格式（3）：缩排式 缩排式（indented style）比其他通用的商务书信格式稍微复杂一些。缩排式是比较老式的商务书信格式，所以很多人都熟悉这种格式。

在缩排式里，每个段落的首行要缩排，信件中某些其他部分也要缩排。 有些人觉得缩排式是商务书信最传统的格式，但是也有些人觉得这种格式过时了。

有些人觉得缩排式在页面上看起来不是那么清晰，有时候要把缩排的地方上下对齐也不是那么容易，而其他的格式应用起来通常比较简单。 现在大家更喜欢采用其他新的格式，但是很多商务人士还是习惯使用缩排式。

在商务书信中，缩排式的意思就是要缩排，要缩排的部分包括： 1） 段落的第一行2） 寄件人地址（return address）3） 寄件日期（date）4） 结尾敬辞（complimentary close）5） 签名（signature） 采用缩排式时，最重要的就是要前后一致，缩排最少要六格，要缩更多格也可以——只要每个段落缩排的距离都一样。对于商务书信中的其他要素也一样，重要的原则是缩排的距离一样，彼此上下对齐。

① 段落的第一行要缩排 每个段落的首行都缩排，与正文的左边界距离 1.5 厘米左右；这是最常见的缩排距离，但是大于 3.5 厘米的缩排也有人用。不同的公司对于怎么缩排、缩排多少可能有不同的习惯。

关键就是要前后一致，也就是每段缩排的距离都一样。要把段落缩排有几种可行的做法： 可以按几次空格键可以按一次tab 键也可以利用段落格式设定的功能 通常你会用 enter 键在段落之间多空一行，但是采用缩排式的商务书信，也可能在段落之间不空行。

不过最重要的原则仍然是要前后一致。 ② 商务书信中的其他部分缩排商务书信采用缩排式时，还有其他的部分也要缩排：寄件人地址、日期、结尾敬辞、签名。

这些部分的缩排方式，应该从页面的右半边起头，统一从页面中线稍微往右的地方起头。 商务书信介绍 商务书信就是公司写给其他公司、客户、顾客或合作伙伴的信件，其使用的语言比一般朋友之间的书信语言要正式，并以商业流程或商业交易等为主要内容。

需要写商务书信的情况 你会用商务书信与顾客、客户、商业伙伴和其他公司进行沟通。有些商务书信是“公司写给公司”，有些则是不同公司个人之间的书信往来。

商务书信的格式，与学术写作或创意写作不同。通常一家公司会就所有的内部文件和通信，采用一种固定的格式。

如果你的公司已经有固定的格式，那就按照公司的格式。 信的长度超过一页时，安排格式 如果信的内容比较长，会超过一页，那就换一张纸继续打下去，但是不要加入信头，而是用空白、纸质好的白纸。

至于第二页的格式要怎么安排，有几种不同的做法，但是你至少都要在页面顶端写上收件人的姓名、页数和日期，有些人还会加上参考文号或主旨。 你可以把所有这些信息都靠左对齐，或是把姓名靠左对齐，页数打在中央，日期则靠右，然后空三行，继续信的内容。

扩展材料 商务信函书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）两大类。

①对没有头衔的男性一般称呼 Mr. ②对女性一般称呼 Mrs., Madam 或 Miss。 ③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。

例如 Professor （缩写为 Prof.）,Doctor （缩写为 Dr.）, General （缩写为 Gen.） 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. (Phil)White等。

④对外公函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman）,Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能带姓名。

用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames。

⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir, (Dea。

商业信函的格式

中文商业商务信函的写作格式，如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

一、开头：开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

二、正文：信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题。 三、结尾：结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。

如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。

四、署名：署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

五、日期：写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

扩展资料：商业信函，简称商函，国外称为邮件广告或DM广告。它是以信函为载体，将客户所需发布的商务性信息广告，通过邮寄的方式，直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。

商业信函以信函为载体，选择有针对性的目标客户群的名址打印封装，通过邮政渠道寄发的一种函件。与电视等媒体相比，商业信函的优势是针对性极强，“命中率”极高。

各地邮政部门都成立了专门的邮政商业信函广告公司，建立起了庞大而门类齐全、内容翔实的数据库，可为工商企业提供翔实而准确的客户名址。各地邮局还配备了先进的商业信函制作设备，可在最短的时间内，为客户提供选址、打印、制作、封装、寄递的“一条龙”服务。

普通类商业信函： 以传递商品、服务的信息，进行广而言之的一种信函广告。它的内容可以是宣传单、征订单、通知书、邀请函、优惠劵、市场调查表、产品说明书等印刷品广告；也可以是各类产品试用袋、CD碟、计算机光盘、广告小礼品等实物广告。

帐单类商函（邮简）： 以传递经济结算单为内容的信函。它的内容为金融单位的信用卡结算单、电信系统的话费通知单、保险行业的保费通知单以及其它服务行业如：水、电、气费通知单等。

参考资料：商业信函-百度百科。

商务信函的格式是什么样的？

同国外进行经商的业务往来信函，常用英文书写，按英文信函的习惯用法，由信头、日期、收信人姓名地址、称谓、正文、结尾、签字和其它等8个部分组成。

（1）信头信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。（2）日期日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。

日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。

比如Mail,1998（美式写法）；1,May,1998（英式写法）。（3）收信人的名称及地址与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co。之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。

如果收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr。（先生），Mrs。

（夫人），Miss（小姐），Hon（用于称呼市长、部长、大使等），Pres。（总经理、会长、总统等），Prof。

（教授）等等。收信人地处的书写格式与信封相同。

（4）称谓在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams,Ladies；无具体收信人姓名用DearSir称呼收信者。 （5）正文正文的地位和内容与中文书信相同。

在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

（6）结尾英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。 若收信者为公司，谦称则常用：YoursTruly,TrulyYours,Yoursfaithfully等；若收信者为个人，则常用：Yourssincerely,Sincerelyyours等。

需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。（7）签署签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。

签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。

常见的职衔有：ChairmanoftheBoardofdirectors（董事长），President或Genera1Manager（总经理），Director（董事），StandDirector（常务董事），Manager（经理），HeadofDepartment（职员），Manageress（女经理），HeadofaDepartment（处长），Sectionchief（科长）等。 需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。

（8）其它商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn。 (Attention的缩写)字祥，也可在字下划横线表示。

②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。

④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P。

S。(Postscript的缩写)引导。

对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：日期May,20,1998，收信人Mach&。 Welson，地址340CamedleAveKemlworttl,N。

T，注意 一ManufacturersTELEPHONES信头HEMPSTSRepresentatives一importers(516)292一1750Sauco393FRonTST 称呼DearSirs。 ThankyouforyourinterestintheMEYLANlineOfstopwatches,timingdevice,etc。

信文：WeareleasedtoinformyouthatweactasextensiveexportrepresentativesforMEYLANCORP。 P1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist。

信尾谦称Verytrulyyours，公司名称SCHRTFMANBROS。INC。

签字写信人姓名MichaelSeharfmah写信人职务Manager发信人及打字员MS/am附件Encl。 One。

商务邮件的格式怎么写？有范文吗？

商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。

下面做详细介绍（Email的撰写礼义另外介绍）。 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。

三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题（标题），内容。 一、收件人 1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。

2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。 二、抄送 1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。

2.一般情况下不要给普通客户抄送。 3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。

三、主题 电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。

让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 四、内容 在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。

一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。

1、称呼 1）如果有收件人的姓名的话，可以让对方感觉更加友好。 2）若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士 3）如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、*总、*董、*经理 2、正文 正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。

在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。 1）在撰写英文信函时，只对一两个词进行大写以示强调，全篇都用大写是不礼貌的。

在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。 2）不要在信件中发泄不满，应面对面的解决。

3）回复信件时，有必要加上部分的原文，以方便对方了解回信内容。 4）若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后， 5）在收件人明白其意时，才可使用俚语或缩写。

6）如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途； 3、结束 1）如果可提供好的选择，应在结尾处提出。 如： 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我. 2）最好的结尾要着眼未来： 如：希望我们能够达成合作 3）结尾应显示诚恳： 如：感谢您抽空洽谈 4、落款/签名 目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。

对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。

商务信函的标准格式是什么样的

The layout of letters 1.The top part of a business letter 日期：Date: 23 December 2007 地址：Mr. James Green Sales manager BBB PLC 55-60 Old St, London E6 6HG 称谓：Dear Mr. Green (Dear Gentlemen, Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam) 2.The body part of a business letter 标题（可以不要） 正文 3. Look at the two endings of business letter below. Notice the useful phrases that are used in these letters. (1)Please let me know if this is convenience. I look forward to hearing from you. Best wishes Yours sincerely, (signature) Ms. Gillian Janes Personnel Nanager (2)Please phone us to confirm the details. We look forward to receiving your comments. Yours faithfully (signature) for Ms. Gillian Jones Personnel Manager。

商业书信格式

例文：（“_”表示空格）敬爱的XX（或亲爱的，等）：__您好！__（正文）此致__敬礼！____________________________________（姓名）____________________________________（日期）又及：（注：手写书信，在写完以上内容后又想起有内容要写时用）__（内容）1.书信格式 2.收信人的辈分和写信的口气 3.写信字体（整洁干净，大方美观） 4.落款位置和日期 5.写信目的和立场 6.写信用纸（Email则可适当选择信纸背景以烘托主题） 7.信件封面格式和收信人尊称 书信写作格式 书信历史悠久，其格式也几经变化。

今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。 1.称呼 也称“起首语”，是对收信人的称呼。

称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。

（具体可参见第四编《应酬称谓》）称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则： （1）给长辈的信。

若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。

（2）给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。

（3）给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。

（4）给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、 “师傅”。

假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。

为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。 （5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。

给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如 “XX委员会”、“XX公司”。

致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。 如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。

上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。

2.正文 正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。

问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。 问候语之后，常有几句启始语。

如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“久未通信，甚念！”之类。

问候语要注意简洁、得体。 接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。

它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。

若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。 3.结尾 正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。

习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。

（可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。） 结尾的习惯写法有两种： （1）在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。

（2）不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。

4.署名和日期 在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。

如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。

而在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。

日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的。