电话记录怎么写

电话记录包含：来电时间，来电人姓名、职务，找谁，何事，具体内容，谁记录的这些基本信息。

记录的意思指把所见所闻通过一定的手段保留下来，并作为信息传递开去，再加上一般需要对电话进行记录的都是政府公职部门或是售后部门，写电话记录，主要是为了对来电过程及结果作个记录，防止以后再联系的时候会忘记某些细节。 那么就要写清楚时间，姓名，职务，有哪些具体的要求，谈话过程中遇到哪些问题，什么时候能够解决，时候解决，多长时间以后你打算再次回访，下一次的工作重点是什么，难点是什么。

扩展资料 接听电话的注意事项： 1、接听电话要迅速 电话一般控制在铃响三声之内接听，否则，会被认为失礼。 2、左手拿听筒，右手执笔 办公室接听电话不像个人接听电话那么随便，在对方打过电话的时候要做文字记录。

3、第一时间说出单位或者部门名称 在电话接通以后，主动向对方礼貌问好，并第一时间报出本单位或者部门的名称。 4、注意音调，保持笑容 确定对方的基本信息，包括对方单位、名字、职务等，只有问清楚基本情况自己的工作才能顺利进展。

5、详细了解来电目的 了解清楚基本的来电者信息之后，就要对来电的目的做详细的了解。 6、确认来电主要内容 在电话结束之前一定要和对方确认来电的主要内容，做到准确到位，防止记录错误或者少记。

7、礼貌道谢 电话结束一定要向对方礼貌的道谢，这也是基本的电话礼仪。 8、让来电者先挂电话 不管是客户或者找单位相关人的间接客户都要等着对方挂断电话之后再挂电话。

参考资料： 百度百科-电话礼仪。

有没有办公室电话接听的范例参考一下

（一）重要的第一声 当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。

在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。 同样说： “ 你好，这里是 XX 公司 ” 。

但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有 “ 我代表单位形象 ” 的意识。

（二）要有喜悦的心情 打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着 “ 对方看着我 ” 的心态去应对。 （三）端正的姿态与清晰明朗的声音 打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够 “ 听 ” 得出来。

如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是 懒散的，无精打采的；若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

声音要温雅有礼，以恳切之话语表达。口与话筒间，应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚、滋生误会。

或因声音粗大，让人误解为盛气凌人。 （四）迅速准确的接听 现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒， 接听电话，以长途电话为优先， 最好在三声之内接听。

电话铃声响一声大约 3 秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。

如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是 “ 喂 ” 了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。 （五）认真清楚的记录 随时牢记 5WIH 技巧，所谓 5W1H 是指 ① When 何时 ② Who 何人 ③ Where 何地 ④ What 何事 ⑤ Why 为什么 ⑥ HOW 如何进行。

在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。

电话记录既要简洁又要完备，有赖于 5WIH 技巧。 （六）有效电话沟通 上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌 粗率答复：「他不在」即将电话挂断。

接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。 对方查询本部门其它单位电话号码时，应迅即查告，不能说不知道。

我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。 对对方提出的问题应耐心倾听；表示意见时，应让他能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。

期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。

接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人争辩。 电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交待清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。

如遇需要查寻数据或另行联系之查催案件，应先估计可能耗用时间之长短，若查阅或查催时间较长，最好不让对方久候，应改用另行回话之方式，并尽早回话。以电话索取书表时，应即录案把握时效，尽快地寄达。

（七）挂电话前的礼貌 要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，应有明确的结束语，说一声“谢谢” “ 再见 ” ，再轻轻挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。 电话具有相同的重要性。

电话记录既要简洁又要完备，有赖于 5WIH 技巧。 （六）有效电话沟通 上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌 粗率答复：「他不在」即将电话挂断。

接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。 对方查询本部门其它单位电话号码时，应迅即查告，不能说不知道。

我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。 对对方提出的问题应耐心倾听；表示意见时，应让他能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。

期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。

接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人争辩。 电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交待清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。

如遇需要查寻数据或另行联系之查催案件，应先估计可能耗用时间之长短，若查阅或查催时间较长，最好不让对方久候，应改用另行回话之方式，并尽早回话。以电话索取书表时，应即录案把握时效，尽快地寄达。

（七）挂电话前的礼貌 要结束电话交谈时，一般应当。

怎样写接听电话流程

1、接到电话，问清5W（参见新闻写作要求，即何人何事何地何时为什么）

2、进行电话记录登记

3、通知相关人员进行处理，并在电话记录上请其签字确认（如果主办的是大领导，就算了，自己记一下就OK了）

4、询问：

(1)是否需协助进行处理，如需，问清需协助工作的内容

(2)是否需回复电话，如需，问清回复内容

5、开展协助工作

6、每日提醒相关主办人员，该事件是否落实到位

7、事件解决后，在电话记录登记上注明“已处理完毕”