档案备考表情况说明

1.档案卷内备考表如何填写

备考表是该卷档案的备注说明，必填的项目一般是本卷的页数（科技档案还包括图纸张数、磁盘光盘数等）、立卷（归档）人、检查人、归档日期等。除了必填项目外，对该卷档案的归档情况说明以及与其他有联系的相关案卷的情况等等有时是非常重要的。

卷内备考表指卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。用于注明卷内文件与立卷状况。其内容包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间四个部分。

【主要用途】

一是记载立卷有关情况；

二是记载案卷变化（包括档案抢救）情况；

三是供案卷利用者查考；

四是供档案鉴定者查用。

【卷内备考表】

立卷情况说明：本案立诉讼正卷壹册，副卷壹册。本册为正卷，共页。立卷人：检查人：立卷时间：年月日

卷内备考表

立卷情况说明：本案立诉讼正卷壹册，副卷壹册。本册为副卷。共页。立卷人：检查人：立卷时间：年月日

2.档案备考表是不是必须填写,而且应怎么样填写

1会计凭证封面外形尺寸封面尺寸规格采用245mm*130mm（长*宽）或245mm*150mm（长*宽）。

e69da5e887aa7a686964616f31333337626262 封底尺寸同封面尺寸。3.2会计凭证封面项目封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。

各项目具体位置、尺寸[见附录A图A1(a)、图A1(b)]。3.3封面项目的填写方法3.3.1单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。

如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“云南省人民政府财政厅”简称为“云南省财政厅”。不得简称“本部”、“本委”、“本省财政厅”等。

3.3.2会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。3.3.3时间：填写本册会计凭证的起止年月日。

3.3.4册数：填写会计凭证的册数。3.3.5册次：填写本册会计凭证的序号。

3.3.6记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。3.3.7记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。

3.3.8附件数：填写本册会计凭证的附件张数。3.3.9会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。

3.3.10会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。3.3.11装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。

3.3.12装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。3.3.13备注：填写该本凭证需要说明的事项。

3.4制成材料质量记帐凭证封面和封底宜采用126克以上牛皮纸制作。4会计凭证盒格式4.1会计凭证盒外形尺寸会计凭证盒的外形尺寸采用275mm*155mm（长*宽），盒脊厚度可根据需要设置30mm、40mm、60mm等。

[见附录A图A2(a)]4.2会计凭证盒项目及填写方法4.2.1会计凭证盒正面项目会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。各项具体位置、尺寸[见附录A图A2(b)]。

4.2.2正面项目的填写方法4.2.2.1单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间根据记帐凭证封面的有关项目对应填写，填写方法与记帐凭证封面一致。4.2.2.2归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月日。

4.2.2.3立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。4.2.2.4保管期限：根据财政部和国家档案局1998年颁布的《会计档案保管期限表》确定填写该案卷的保管期限。

4.2.2.5全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。

4.2.2.6目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。4.2.2.7案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。

4.2.3会计凭证盒盒脊项目及填写方法会计凭证盒盒脊项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、月份、册数、册次、保管期限，其排列格式尺寸[见附录A图A2(c)]。盒脊项目与正面有关项目对应填写。

4.3制成材料质量会计凭证盒宜采用340克以上箱板纸制作。5会计档案盒格式5.1会计档案盒外形尺寸会计档案盒的外形尺寸采用310mm*220mm或310mm*260mm（长*宽），盒脊厚度可根据需要设置20mm、30mm、40mm等。

[见附录A图A3(a)]5.2会计档案盒项目及填写方法5.2.1会计档案盒正面项目会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷题名、时间、卷数、张数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、盒号。各项目具体位置、尺寸[见附录A图A3(b)、图A3(c)]。

5.2.2正面项目的填写方法5.2.2.1全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。5.2.2.2案卷题名：由整理会计凭证的人员自拟。

案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，如：“曲靖市财政局二00二年度（或上半年、下半年、季度）财务报告”、“曲靖市财政局二00二年基金管理总帐”、“曲靖市乡镇企业局二00二年行政（或事业、或工会）现金日记帐”。文字力求简炼、明确。

5.2.2.3时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。5.2.2.4卷数、张数：填写本盒内会计档案的卷数和张数。

5.2.2.5保管期限：按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。5.2.2.6全宗号、目录号：填写方法与会计凭证盒上的“全宗号”、“目录号”的要求相同。

5.2.2.7案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。5.2.2.8盒号：盒号是同一全宗、同一目录内按照案卷顺序号装盒的编号。

5.2.3会计档案盒盒脊项目的填写方法会计档案盒盒脊项目包括年度、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限。其排列格式尺寸[见附录A图A3(d)]。

年度填写本盒会计档案所属。

3.什么叫备考表

备考表指放在每一盒所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明的文件材料。

备考表是机关档案室对归档文件进行动态管理的有效措施。

各项填写要求如下：

(1)盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（字迹模糊、缺损等）。整理工作完成后归档文件如果有修改、补充、移出、销毁等情况，应该在备考表中加以说明。与原来的立卷归档中的备考表相比，这里的盒内文件情况说明还包括对盒内所缺件号、两件合为一件（如转发文与被转发文、请示与批示等若组成一件）的情况进行说明备注。

(2)整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。在机关档案室进行集中整理的机关，此项一般由档案人员填写。

(3)检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，也可与机关内部负责人联署。

(4)日期：填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。

4.卷内目录中的“备注与卷内备考表中的说明”有何区别

《科技技术档案案卷构成的一般要求》规定：备注，根据实际填写需注明的情况。

卷内备考表，应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。一般来说，卷内目录中的“备注”是用来简单说明文件需说明的情况，卷内备考表中的“说明”用于做进一步的详细说明。

（1）文件实体完整但有文件凭证性不强、密级等需说明的情况如复印件的情况，在“备注”中注明“复印件”，详细说明在卷内备考表“说明”中完善，可做如下说明“本案卷序号为3的文件为复印件，原件存于XXX，档号为：XXX- XX- XX” ；文件的密级情况只需在卷内目录“备注”中注明就可。（2）文件实体不完整的文件，如缺页、缺正本、缺定稿、缺附件等，先在卷内目录“备注”中注明，详细情况需在卷内备考表“说明”中予以说明。