会议接待方案-如何做接待方案南京职业大学校长张宁同志应我校校长

接待方案 一、接受任务 任务通常通过传真、电话、领导批示或口头安排等形式下达。

二、掌握信息 了解客人基本情况，包括人数、姓名、性别、民族、年龄、职务、抵离时间、活动内容、生活习惯和其他要求等。 三、拟定接待方案 根据客人来校目的、活动时间和领导要求等拟订接待方案。

接待方案一般由日程安排和食宿行安排两部分组成，日程安排包括活动时间、活动地点、活动内容、参加人员、活动承办部门和责任人任务分工等；食宿行安排包括客人姓名、性别、民族、职务、驻地房间号、乘车号和用餐地点等。 在制定接待方案的同时，要预先联系预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室等，以保证方案制定后可以得到落实。

四、方案送审 将制定好的接待草案分送各接待主管领导及相关领导审阅、修改、定稿。 五、制作接待手册 重要接待任务，要在制定接待方案的基础上，印制接待手册。

手册中除接待方案中包括内容外，应增加鹤岗市情、参观考察点简介、行进路线和工作人员通讯方式等内容。 六、安排落实任务 接待方案确定后，利用协调会等形式及时将方案分送有关领导和相关责任部门，按照各自分工落实工作任务。

同时，通知有关单位配合，依情况共同做好以下接待准备工作。 （一）交通方面：落实前导、后卫车辆，收费站放行，车辆安检、卫生消毒及车辆编号标签制作（大型团），沿途道路保洁、亮化（夜间）、喷泉开放，订购返程车票等事宜。

（二）驻地方面：做好保卫和信访接待工作，；通知驻地宾馆根据需要做好以下工作：1、通道畅通。2、楼体亮化。

3、欢迎条幅悬挂。4、安排迎宾员。

5、安排专用电梯。6、准备行李车。

7、检查客房水、电、空调、有线电视、电话（是否需要加密）、卫生间设施及有无异味。 8、客房内报纸、鲜花、果盘、香烟、饮品、浴品、生活用品（托鞋、枕头）配备。

9、客房空调提前开放，确保温度适宜。10、客房门提前打开，准备好房卡。

（三）用餐方面：通知就餐地点客人民族、饮食习惯、就餐人数、用餐标准，并提前确定菜谱送主管领导审定。 餐厅空调提前开放，根据需要摆放餐牌、菜牌，掌握好上菜时间，做好餐间服务。

（四）会议方面：根据参加人员数量或会议形式安排适当的会议室，告知会议承办方做好会标悬挂、参会人员指示板、会议室鲜花、果盘、香烟、饮品、手巾帕、话筒等准备工作；会议室空调提前开放；提前做好名牌摆放、材料袋（笔、本）分装等工作；做好会间服务工作。 七、迎接 一般应根据客人身份、职务、来我校的等综合因素考虑由相应领导、部门领导或职务相应人员迎接。

接待工作人员应准确了解客人所乘交通工具的车次、路线及抵达时间。迎接前再次提醒参加领导、有关人员迎接时间、地点、方式。

根据天气情况准备好雨具、雨靴、棉大衣等防护用品，适时发放接待手册。 八、参观考察 工作参观考察由对口业务部门负责安排，接待人员具体负责做好相关衔接工作。

重点应放在安排旅游景点参观活动方面，根据需要提前准备凉帽、雨具、毛巾、饮品、应季药品等，活动中根据项目安排提醒客人注意事项，活动结束时组织乘车、清点人数，及时与驻地工作人员联系告知进入驻地大体时间。 九、送行 客人离开，应根据需要安排送行。

送行地点可以视情灵活作出安排，既可以到车站、收费站、两市交界处，也可在客人驻地送别。送别前再次提醒参加领导、有关人员送行时间、地点、方式，为客 人准备行程中用品。

十、总结 一批任务结束后，应根据任务的重要程度，及时做好资料收集整理和信息反馈，确认核实接待费用，并认真总结经验。 。

什么是会议接待方案？基本内容有哪些？

（一）会议接待方案的含义

会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

（二）会议接待方案的基本内容

1.接待对象和接待缘由：会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。

2.会议接待方针：接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

3.会议接待规格：包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

4.会议接待内容：包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

5.会议接待日程：写明各项接待活动的日程安排。

6.会议接待责任：写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

7.会议接待经费：写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。

（三）会议接待方案的结构和写法

1.标题：由会议活动名称+“接待方案”组成。

2.主送机关：接待方案直接上报上级时，应当写明上级机关的名称。如以请示的附件上报，则不必写主送机关。

3.正文：逐项载明接待方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。开头部分写明接待的对象、缘由、目的、意义；主体部分写明接待的方针、规格、内容、日程、责任和经费；直接上报请求批准的接待方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。

4.落款：署提交接待方案的部门名称。如果文案是由具体承办人员拟写的，由拟写人员具名。

5.成文时间：写明提交的具体日期。

怎样做好会议接待服务

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为进一步规范公务接待，严格控制公务接待支出，厉行节约，有效促进党风廉政建设，特制定本制度。

严格执行公务接待工作餐标准

1、县内外机关、事业单位、群众团体工作人员到下东乡域从事公务活动需要接待的，原则上一律在乡机关食堂就工作餐。

2、严格控制工作餐陪同人数。陪同人员不得超过接待人数。接待对象分属不同部门（单位）而人数较少时，整合拼桌接待。不得安排与接待对象公务活动无关的部门和人员陪同。

3、严格按照上级有关规定和要求控制工作餐就餐标准。

严格执行公务接待审批规范

1、因公务需要在乡机关食堂接待就工作餐的，由分管领导或接待人员填写《公务接待审批单》，报经乡党政主要领导批准，由分管内务的乡领导或乡党政办公室按照规定标准安排。

2、因特殊情况确需在乡机关食堂以外接待的，由乡党政主要领导决定。

3、凡事前未经乡党政主要领导批准擅自接待及超规定标准接待的，一律由责任人自负全部费用。

4、乡党政办公室负责管理《公务接待审批单》，在每次公务接待结束结清费用后存档。

相关要求

1、禁止午餐饮酒。除外事、招商引资等特殊情况以外，其它公务活动期间，午餐一律不得饮酒和饮用含酒精饮料。

2、在公务接待中不得从事任何违法违纪活动。

3、会议室的准备，会谈材料的准备，会谈用具（笔、纸、合同、水、毛巾等）的准备，祝贺会谈成功的酒水准备，宴会准备，礼品准备等。

组织宴请和接待工作

一、会议接待流程 会议的成功召开，关键在于会议接待环节。

必须安排好会议接待人员、会议接待场所及会议接待所需物品。 （一）、会前工作： 1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。 5、与会议主办方签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办方预付会议订金事宜。 7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）

（二）、会中工作： 1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。

协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。 11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

（三）、会后工作： 1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。 4、欢送代表工作。

二、会议接待礼仪 根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。 （一）、会议的筹备工作。

1、根据会议规模，确定接待规格。找北旅行社接待规格分二种：标准、豪华。

2、发放会议通知和会议日程。 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。

通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。

这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。 会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。

它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

3、选择会场。 选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。

最好是达到一下标准： 第一：大小要适中。 第二：地点要合理。

第三：附属设施要齐全。 第四：要有停车场。

4、会场的布置。 会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。

可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。

坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法： ①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。

这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。

这种形式适于20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。

同级别的对角线相对而坐。 ②口字型。

如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。

这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。

主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。 5、准备会议资料。

会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。 （二）、会议前的接待礼仪。

一是会前检查。 这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。

比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。 二是提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

1、签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。

签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。

如果是毛笔，则应蘸好墨汁。

会议接待流程的会议资料准备

1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会

人数印刷。

2：会议资料（主办单位提供）

3：领导发言稿（主办单位提供）

4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。

5：项目执行情况资料（主办单位提供）

6：展板所属图片（主办单位提供）

7：广告牌设计稿

8：欢迎布标、会议室布标

9：会议礼品（按参会人数准备）

10：会议代表证

5. 如何做好会议接待工作？

如何做好会议接待工作，在会议管理当中起得非常大的作用。31会议网给您支招。

1.接待对象和接待缘由：会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。

2.会议接待方针：接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

3.会议接待规格：包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

4.会议接待内容：包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

5.会议接待日程：写明各项接待活动的日程安排。

6.会议接待责任：写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

7.会议接待经费：写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。

会议接待流程的人员安排

一、 会议报道之前的工作 1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议主办单位内容， 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排）；同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。

2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥（房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置），落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式（需根据报到人数安排相应接站用车）；落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社（只是提前进行大致预订）。 ▲会议场地要求：9个多媒体教室；容纳2-300人左右 3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

4、第三项（3、）工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。 5、准备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌）同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。

6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况而定】进驻酒店并准备会务组用房；同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员 二、 会议报到前准备工作 1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用；同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况）；将会务组标识张贴好在容易看到的地方。

2、详细了解本会议所用场所的位置【如： 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间】。 3、相关会议使用设备的准备情况【如：会场布置情况、多媒体投影仪】。

三、 会议期间的工作 1、会议在报到期间最重要的是【收费】。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。

收费过程中必须严格按程序操作，及： （1）确定学员情况 （2）根据情况计算应交费用 （3）填写收费【收据】不撕！ （4）收款 （5）将收据撕下交于学员 （6）填写报到表。 2、在出现收费后，收据已开出的情况下；学员行程出现变化必须在【原收据】的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。

四、 会议期间注意问题 1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。 2、会务组所用的书面文件需保存完好。

3、会务款的支出或相互来往必须以书面形式体现；及相互出据凭证。 4、. 各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险安全的寄存。

会议接待的内容有哪些啊？

会务接待服务内容为：会议报道之前的工作、会议报到前准备工作、会议期间的工作。

1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议主办单位内容，到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排）。 2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥（房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置），落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式（需根据报到人数安排相应接站用车）；落实会后考察行程的用车、导游、火车票、地接社（只是提前进行大致预订）。

▲会议场地要求：9个多媒体教室；容纳2-300人左右 3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。 。