一个展会,如何组织专业观众？

一、如何收集展览会专业观众的信息 展览会专业观众的信息资料，包括姓名、所在单位（公司）、所任职务、办公地址、联系方式（电话、传真、手机、电子邮箱等）等内容。

收集专业观众的信息资料，一般有两条途径： 一是，借助各种公开或非公开的信息资源载体，收集所需要的专业观众资料。公开的信息资源载体主要有电话黄页、工商黄页、互联网名录、展览会会刊名录等。

非公开的信息资源载体又分为两类，一类是自用信息的资源拥有者，如邮政部门拥有的报刊发行名录，会议主办者拥有的与会者名录；一类是专业从事信息服务的经营机构，如信息咨询公司。 二是，通过展览会收集专业观众资料。

主要是在展览期间对观众进行登记，而后对登记的资料进行整理，形成规范的专业观众信息资料。展览会现场收集的专业观众资料，主要是观众的名片或观众填写的登记表。

以上两条途径，可以结合使用。初次举办的展览会，主要通过第一种途径收集专业观众的信息资料。

而每年定点定期举办的展览会，主要通过第二种途径收集专业观众的信息资料。 专业观众信息的质量关键在于能否具体到个人。

换言之，只有单位（公司）的资料，而无法获得专业观众个人的资料，将会大大降低邀请专业观众工作的有效性。二、展览会专业观众邀请的主要途径 展览会邀请专业观众的途径有六：一是，通过媒体发布展览会信息；二是，通过电话邀请；三是，通过邮寄邀请函；四是，通过互联网发送邀请函；五是，通过手机发送邀请短讯；六是，通过参展客商邀请他们的用户。

其中，电话、邮寄信函、手机短讯是主要途径。 邀请专业观众的媒体，主要是与展览会题材相关的专业媒体，即行业性或专业性的杂志、报纸或网站。

目前，通过网站发布信息的展览会，呈明显上升趋势。通过媒体邀请专业观众的优点是：信息容量较大，信息存留时间长，可对展览会进行深度宣传，展览会信息和媒体信息可产生互动作用。

在操作上，对选择的媒体及其发布内容、形式和时间等方面，均需早作策划，包括用展位和媒体互换广告的洽商。 电话邀请是最有效的形式。

因可通过语言沟通，知道对方是否前来参观；即便对方不愿意来，也可了解原因。 邮寄信函邀请专业观众，仍然是多数展览会采取的方式。

其需要展览会组织机构掌握较为丰富的专业观众信息资源。其优点是较为正式和礼貌，令收信人印象深刻，但邮寄信函的费用较高。

通过互联网发函和发送手机短讯邀请专业观众，正在被越来越多的展览会所青睐。其同样需要展览会组织机构掌握较为丰富的专业观众信息资源。

其优点是特别适合中青年观众，具有及时提醒作用，利于加深印象。三、展览会专业观众信息资料的积存 展览会应建立由电脑管理的数据库，对收集到的专业观众信息资料，进行筛选、录入、核实、整理等工作，以便专业观众邀请工作。

具体如下： （1）筛选资料：即审查已经收集到的专业观众信息资料，以专业是否对口为主要标准，筛除不合标准的资料。 （2）录入资料：即将符合标准的专业观众信息资料录入电脑。

录入通常采用表格形式。 （3）核实资料：即对录入电脑的信息资料所提供的电话进行查询，以核实专业观众资料的真实性，并通过查询尽可能地完善信息资料。

（4）整理资料：即对已经核实的资料进行分类。一般按专业观众所在地区或所在行业进行分类，以利分析专业观众的构成，评估专业观众邀请工作的绩效。

按专业观众的所在地区分类，大致有两种情况：国际性或全国性展览会的专业观众通常又分为境内外和国内各省（自治区）、直辖市；地方性展览会的专业观众分至省以下各市（州）。 按专业观众的所在行业分类，需要根据展览会的题材划分行业。

如机床与工具展览会专业观众的行业分类，通常分为通用设备制造、专用设备制造、机械零部件、机械加工材料、机械工业服务和机床与工具销售代理等行业。大型规模的机床与工具展览会，还会在以上基础上进一步细分行业。

如对专用设备制造行业的专业观众，还会细分为汽车制造、船舶制造、化工设备制造、电力设备制造等行业。 展开。

邀请函格式及范文

新制品発表会の案内状

谨启

时下益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。平素における格段のご爱顾に心より御礼と感谢申し上げます。

さて、このたび弊社开発部においてかねてから开発研究を进めておりました新制品は、このほど商品化に成功しいたしました。 しかも価格は従来通りに抑えことができ、この新制品をいち早くみなさまにご覧いただけることを楽しみにしております、つきましては一般公开に先立ち下记の要领で特别発表会を开催し、みなさまにご高庇を仰ぎたく存じます。

ご来临くださいますようご案内申し上げます。

时间：2011年12月xx日（xx曜日） xxx时~xxx时

会场：xxx市シャングリラホテル 青香阁1F 大宴会场

xxxxx有限会社 xxxx

★お祝いの赠答品、花はご远虑ください。

★ご来场の际には本状をご持参ください。

★本件に関するお问い合わせは、xxxx有限会社・担当者名

（电话番号）までお愿い致します

一个展会,如何组织专业观众？

点金——我们的核心使命是专业观众的邀请。面对面的专业观众组织，是我们的撒手锏；因为组展方的核心使命是专业观众，我们不做旺人不旺财的展览会，组展方应与所有参展商一条心，观众不明晰的展览会是不值得参加的。参展商与组展方要联动，展览不单纯是组展方的事，我们要提前行动；展览的效果决定组展方、参展方在展前的运作，对于参展商而言，考量展览的核心是组展方专业观众的组织。另外，没有适当的产品和策略，也请不要花钱参展。好展会是要用一年的时间来准备的。点金传媒是中国汽车后市场的营销专家，集十年的专业经验和专业观众的积累，是您选择参展的信心保证。

用什么来做保证？三大项目，是我们今年展会组织专业观众的撒手锏。继三年三十站后，点金三大平台齐出，为汽车后市场的快速发展搭桥铺路！

一、是中国汽车后市场商业智慧研修班。

继3年30站的中国汽车用品五十强神州万里行的“4S店做大汽车用品策略论坛”的辉煌之旅，点金传媒成功为广大汽车改装用品厂家与全国4S店成功搭设了沟通平台，达到了让更多更好的产品进入4S店这一良好愿望，并成功举办了第二届全国4S店汽车改装用品采购大会，获得一致好评；在30站的市场调查过程中，点金传媒敏锐发现：4S店要做好汽车改装用品，并向这块“蛋糕”要效益，单纯为4S店寻找差异化产品和优秀的供应商还不够，最亟需的是实效的培训与交流！首要的是思路，同时涉及到立项，管理，绩效，促销，汽车改装装饰专业知识等汽车改装用品营销的方方面面。

在第三届中国汽车后市场博览会（2010年9月）前，点金传媒将在全国分设九站（即九区）研修班，课程都设在双休息日，而且是在离各位最近的城市，方便大家的时间安排。至今为止，被誉为中国汽车后市场“黄埔军校”的中国汽车后市场商业智慧研修班已成功举办三届（广州从化、北京、济南），场场爆满，已在业界引起了极大的反响。这一事件标志着中国汽车后市场将从此进入全新的财智时代。

二、是点金红娘派对大行动。《点金资讯》 红娘活动主要针对中国最大的汽车服务集群——站式汽车服务连锁店，在2010年红娘活动将红遍中国，近100站活动拉动一站式服务店的专业观众。

三、是财富改装中国行（九站），分别是上海、北京、成都、重庆、贵阳、昆明、福州、杭州、广州，活动时间是2010年3月~9月，本次活动由全国工商联汽摩配用品业商会汽车改装专业委员会主办，点金传媒和《改装人》杂志承办。参加人员将涉及4S集团、改装店、改装生产厂，一站式汽车服务连锁店、改装发烧友、大型批发商、车队等，活动形式为改装发展论谈+行业标准探讨+改装名品推荐+晚宴。

本次活动的主要目的是：1、通过全国活动，完成全国汽车改装界的市场调查，并著书中国汽车后市场调查报告，集结出版《中国汽车改装行业集结号》；2、通过对各地的店家进行访问，集结研讨，建立商贸交流平台；3、推动行业标准的建立，为改装行业的发展集思广益；4、同时为改委会发展会员；为行业推广一批名优产品；5、活动形式：论坛+展示。

2010年又将是收获的一年，点金传媒发扬务实为行业的风格，将为后市场的快速发展搭桥铺路。