1.员工人事档案里都有什么材料

人事档案应包括的资料一、必须的资料 1、身份证复印件 2、证书复印件 ：包括职称书、学位证。

3、管理及技术岗位的员工，应有其原工作单位出具的解除或终止劳动关系证明 4、近期免冠1寸彩照两张 5、工作申请表（包括附带的个人简历） 6、聘用岗位有要求的，应有岗位要求规定项目的县区级以上医院体验报告 7、从事保卫等重要岗位的，应有？？部门开具的“无犯罪记录证明” 8、法规规定的特殊岗位，应有职业资格或从业资格证书复印件（原件应审验） 9、劳动合同正本一份 10、转正审批表二、补充的资料 1、面试记录表、笔试考卷记录 2、职称证书、专业技术证复印件（原件应审验） 3、保密及竞业禁止协议正本 4、人事任免通知（指人力资源部门发出的人事任免文件复印件） 5、员工岗位变动资料 6、员工考核考察资料（包括月度考核、年度考核、晋升考察等资料） 7、员工奖励或处罚资料 8、员工薪资变动资料 9、员工社保手册原件（没有原件的应保存复印件） 10、员工离职审批表及移交记录 11、终止劳动关系通知书员工签收回执三、档案保管 1、人事档案保管应由人力资源部门指定专人负责。 2、离职员工档案另存整理，档案应至少保留两年备查。

3、属于辞退、开除、自动离职的员工，其档案（应注意考勤、奖惩、考核、情况说明等资料）应特别审查后专项保存。 扩展资料： 档案有六大功能： 其一、保留个人原有干部身份； 其二、办理工作调动时需要个人档案； 其三、参加公务人员招聘考试，需档案确定身份； 其四、办理个人退休手续时，要查看档案记录； 其五、专业职称晋升的参考依据； 其六、出国政审和公证时，需要查阅个人档案。

人事档案利用的方式 （1）设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。

这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

（2）借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。

借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。 （3）出具证明材料。

这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。

要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。

其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 （1）材料归档制度。

新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 （2）检查核对制度。

检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 （3）转递制度。

转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

（4）保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

库房备有必要的防火、防潮器材。库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。

严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

（5）统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。

人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。

档案保管情况。利用情况。

库房设备情况。人事档案工作人员情况。

参考资料：百度百科——人事档案。

2.有档案保管权限的单位提供档案存放情况证明

“商调函”，不是由个人写，都是由单位或人才中心给予出具，并加盖人事专用章，没有人事权的单位没有权利来保存员工的档案。

通常情况下这个商调函都是统一范本，人才中心的调函都是统一由印制，而有极个别有人事权的大型企业可能会出现手写商调函现象。 另外具体的调档程序为：首先到把档案将要调到的人才去拿商调函，单位有独立人事存档权的就直接要求单位给予出具商调函，然后拿着调函到档案所在的人才中心提取自己的档案，最后拿着档案按规定时间去存档。

某某单位商调函 （存根） 商调函字[ ]第 号 ： 因工作需要，拟商调 同志到我办工作，如贵单位同意，按第 项办理： 1、将该同志的全部档案、近期表现情况寄来，待研究后函告。 2、我单位保存档案，办理调动手续保管人事关系和档案手续。

3、同意该同志人事关系、档案转出，能否安排，望速函告。 年 月 日 某某单位商调函 商调函字[ ]第 号 ： 因工作需要，拟商调 同志到我办工作，如贵单位同意，请 按下列第 项办理： 1、请将该同志的全部档案、近期表现情况材料寄来，待研究后函告。

2、该同志委托我单位保存其人事关系和档案，请办理调动手续，前来我单位办理保管人事关系和档案手续。 3、经研究同意该同志人事关系、档案转出，能否安排，望速函告。

年 月 日。

3.公司员工档案需要收集哪些资料

公司员工档案需要收集以下资料：

一、必须的资料

1、身份证复印件

注：①原件应审验，②二代身份证应正反面都复印在同一张A4纸上，③新进员工应在复印件空白处标注“此为本人真实身份证之复印件”，并签字确认。

2、证书复印件 注：①原件应审验，②证书包括职称书、学位证。

3、管理及技术岗位的员工，应有其原工作单位出具的解除或终止劳动关系证明

4、近期免冠1寸彩照两张

5、工作申请表（包括附带的个人简历）

6、聘用岗位有要求的，应有岗位要求规定项目的县区级以上医院体验报告

7、从事保卫等重要岗位的，应有？？部门开具的“无犯罪记录证明”

8、法规规定的特殊岗位，应有职业资格或从业资格证书复印件（原件应审验）

9、劳动合同正本一份

10、转正审批表

二、补充的资料

1、面试记录表、笔试考卷记录

2、职称证书、专业技术证复印件（原件应审验）

3、保密及竞业禁止协议正本

4、人事任免通知（指人力资源部门发出的人事任免文件复印件）

5、员工岗位变动资料

6、员工考核考察资料（包括月度考核、年度考核、晋升考察等资料）

7、员工奖励或处罚资料

8、员工薪资变动资料

9、员工社保手册原件（没有原件的应保存复印件）

10、员工离职审批表及移交记录

11、终止劳动关系通知书员工签收回执

三、档案保管

1、人事档案保管应由人力资源部门指定专人负责。

2、离职员工档案另存整理，档案应至少保留两年备查。

3、属于辞退、开除、自动离职的员工，其档案（应注意考勤、奖惩、考核、情况说明等资料）应特别审查后专项保存。

4.职工档案的工作内容

5.1.1人事档案的调转5.1.1.1员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事档案转入公司。

5.1.1.2人力资源有义务协助员工办理人事档案调转手续。5.1.2 人事档案的管理 人力资源部负责按照国家有关法规和文件的规定，定期对员工的人事档案进行更新、整理。

5.2.1人事管理档案的建立5.2.1.1 人事管理档案应在员工到职一周内，由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整，待员工经试用期考核通过，正式录用时将其人事资料移交人力资源部。5.2.1.2 人力资源部对移交的人事资料要依据《人事管理档案分类目录》进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，以确保人事档案的真实与完整。

5.2.1.3 对营销人员、送货员、外派财务人员等特殊岗位的人员应收取学历证原件；对外派财务人员还需收取执业资格证、职称证原件；对营销人员及非总部财务人员同时需收取担保文件。5.2.1.4 收取员工相关证件时，应向对方出具收据（一式二份），一份交对方，一份存入档案袋（盒）查验。

5.2.1.5人事资料收集、归档后，人事管理专员应在档案袋（盒）上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。5.2.1.6档案管理员应将档案资料分类存放、严格保管。

5.2.2 人事管理档案的健全、更新5.2.2.1公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料。5.2.2.2员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第三类外，同时应在《人员薪资/异动变化记录表》中登记。

5.2.2.3员工薪资变动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第五类外，同时在《员工薪资/异动记录表》中登记，如因调任、晋升、降职等人事异动涉及薪资变动时，所归档资料仍放第三类。5.2.2.4人力资源部人事管理专员在对收集上来的各项人事资料审核无误后，应参照5.2.1.5条款规定交档。

5.2.3人力资源部本着对员工负责的态度，按照人事档案管理的有关规定，定期填写《人事（管理）档案资料移交清单》。5.2.4 人事管理档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。

5.3 人事档案及人事管理档案查阅、借阅及复印管理 5.3.1 有下列情形之一时，方可查、借阅人事（管理）档案：a. 须查阅人员（管理）档案时，查阅人持所属一级部部长签批的《人事（管理）档案查阅/借阅单》，经人力资源部长签核后，即可到档案室查阅所需的人事资料。b. 查阅人事（管理）档案，必须在档案室内完成；不准将有关资料私自带出或复印。

5.3.2.2借阅人事（管理）档案的手续a. 须借阅人员（管理）档案时，借阅人持所属一级部部长签批的《人事（管理）档案查阅/借阅单》，经有核准权限的人员签核后，即可到档案室办理借阅手续。b. 人事（管理）档案的借阅期限，一般为十五天，特殊情况可延长至一个月。

借阅人必须保证人事资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。c. 借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，档案管理人员有责任进行追索。

d. 归还档案时，档案管理人员应依《人事（管理）档案查阅/借阅单》的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在《人事（管理）档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。e. 因工作需要确需调阅员工人事档案的，由人力资源部负责与（b）联系。

5.3.2.3确因工作需要，要求复印人事资料者，在《人事（管理）档案查阅/借阅单》上标明，必须经人力资源部长核准方可进行。5.3.3人事（管理）档案的借阅及复印者，应注意资料的保密性和安全性。

由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。a. 了解所属员工基本情况；b. 员工晋升、降职；c. 员工奖惩；d. 员工调动。

5.3.2查、借阅及复印人事（管理）档案的手续5.3.2.1查阅人事（管理）档案的手续 5.4.1 退档手续的办理离职人员持经核准的《离职（调动）交接表》到档案室办理。5.4.2 人事管理专员需将离职人员离职资料归档，按分类目录排放装订，并在档案袋（盒）上注明离职日期和原因。

5.5.1因特殊用途需借用人事管理档案中证件者，应提出书面申请，经所属一级部部长或单位负责人批准。5.5.2证件借出期限最长为二个月。

逾期未归还者，按每个证件20元/天计算罚金，罚金从押金中扣除。5.5.3证件的归还5.5.4档案管理员应详细记录证件借用者的姓名、部门、借用证件名称、借出日期、归还日期等资料，备查。

5.6.1档案管理员应及时将人事信息归档，及时记录，及时录入微机，保证实存档案信息与微机存储信息一致。5.6.2档案管理员每周一统计上周退档、归档人员清单，每月五日进行月度汇总。

5.6.3每年一月份，对档案进行年度清点。统计上年度归档数、档案总数、退档总数、在岗人员档案数等数据，并与微机存储数据校对，要求二者一致。

5.6.4人事管理档案保存期限：a. 已办理离职手续的员工，其人事管理档案保存期为。

5.机关文书档案“归档说明”如何写

机关文书档案“归档说明”，是机关文书档案以卷为单位的“立卷说明”的延续，是机关文书档案以“件”为单位的整理情况说明。

建议机关文书档案“归档说明”分两部分来写：第一部分是归档单位基本情况，第二部分是归档情况。 具体的讲，第一部分归档单位基本情况，主要写如下内容：一、归档单位的名称、成立时间、工作性质、职能范围、隶属关系；二、内部机构的设置、人员编制及领导人的变化情况；三、主要工作活动情况及主要工作指标任务完成情况；四、与归档单位紧密相关的重大事件，重大新闻，重大活动等。

第二部分归档情况，主要写如下内容：一、归档组织形式及分工情况；二、选择运用分类方法；三、归档排列与编号方法；四、归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况；五、重要档案文件的状况、归档人、检查人、归档时间等；六、形成电子档案情况。

6.急求 公司员工档案应该怎么管理

员工档案管理办法 目的为规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本规章。

2 范围 公司针对所有员工的管理工作均应遵照本办法执行。 3解释 人事管理档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。

4 权责 4.1 全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责，各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。 4.2 员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写《人事（管理）档案资料移交清单》移交人力资源部。

4.3 公司员工的人事管理档案，必须是一级部部长（含）以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。 5 工作内容 5.1人事档案 5.1.1人事档案的调转 5.1.1.1员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事档案转入公司。

5.1.1.2人力资源有义务协助员工办理人事档案调转手续。 5.1.2 人事档案的管理 人力资源部负责按照国家有关法规和文件的规定，定期对员工的人事档案进行更新、整理。

5.2 人事管理档案 5.2.1人事管理档案的建立 5.2.1.1 人事管理档案应在员工到职一周内，由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整，待员工经试用期考核通过，正式录用时将其人事资料移交人力资源部。 5.2.1.2 人力资源部对移交的人事资料要依据《人事管理档案分类目录》进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，以确保人事档案的真实与完整。

5.2.1.3 对营销人员、送货员、外派财务人员等特殊岗位的人员应收取学历证原件；对外派财务人员还需收取执业资格证、职称证原件；对营销人员及非总部财务人员同时需收取担保文件。 5.2.1.4 收取员工相关证件时，应向对方出具收据（一式二份），一份交对方，一份存入档案袋（盒）查验。

5.2.1.5人事资料收集、归档后，人事管理专员应在档案袋（盒）上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。 5.2.1.6 档案管理员应将档案资料分类存放、严格保管。

5.2.2 人事管理档案的健全、更新 5.2.2.1公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料。 5.2.2.2员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第三类外，同时应在《人员薪资/异动变化记录表》中登记。

5.2.2.3员工薪资变动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第五类外，同时在《员工薪资/异动记录表》中登记，如因调任、晋升、降职等人事异动涉及薪资变动时，所归档资料仍放第三类。 5.2.2.4人力资源部人事管理专员在对收集上来的各项人事资料审核无误后，应参照5.2.1.5条款规定交档。

5.2.3人力资源部本着对员工负责的态度，按照人事档案管理的有关规定，定期填写《人事（管理）档案资料移交清单》。 5.2.4 人事管理档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。

5.3 人事档案及人事管理档案查阅、借阅及复印管理 5.3.1 有下列情形之一时，方可查、借阅人事（管理）档案： a. 了解所属员工基本情况； b. 员工晋升、降职； c. 员工奖惩； d. 员工调动。 5.3.2查、借阅及复印人事（管理）档案的手续 5.3.2.1查阅人事（管理）档案的手续 a. 须查阅人员（管理）档案时，查阅人持所属一级部部长签批的《人事（管理）档案查阅/借阅单》，经人力资源部长签核后，即可到档案室查阅所需的人事资料。

b. 查阅人事（管理）档案，必须在档案室内完成；不准将有关资料私自带出或复印。 5.3.2.2借阅人事（管理）档案的手续 a. 须借阅人员（管理）档案时，借阅人持所属一级部部长签批的《人事（管理）档案查阅/借阅单》，经有核准权限的人员签核后，即可到档案室办理借阅手续。

b. 人事（管理）档案的借阅期限，一般为十五天，特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证人事资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。

c. 借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，档案管理人员有责任进行追索。 d. 归还档案时，档案管理人员应依《人事（管理）档案查阅/借阅单》的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在《人事（管理）档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。

e. 因工作需要确需调阅员工人事档案的，由人力资源部负责与（b）联系。 5.3.2.3确因工作需要，要求复印人事资料者，在《人事（管理）档案查阅/借阅单》上标明，必须经人力资源部长核准方可进行。

5.3.3人事（管理）档案的借阅及复印者，应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。

5.4 离职人员档案的处理 5.4.1 退档手续的办理 离职人员持经核准的《离职（调动）交接表》到档案室办理。 5.4.2 。