1.关于档案和报道的管理

建议等找到新单位后，再把档案迁移到新公司所在地的人才中心（调档函的形式，通过机要的邮递方式进行调档，不能由个人携带身上保管）。

这样比较妥当。（具体事宜，可直接咨询公司的人事专员）。

注意手头上的证件不要丢失的。（办理辞职的时候，人事专员会给你的）。

档案可以因找工作的原因稍微延期办理转移等事宜，但是不要拖太久，不要超过半年，拖得越久办理越麻烦的）。 报道证是档案转移的凭证，注意保管好，不能丢失的。

如果过期不超过半年的话，通常接收方是会接受的。 档案也可放在其他地方的人才中心（可电话咨询人才中心的工作人员，看需要哪些手续）。

住房公积金，听说是到异地工作的时候，才可以取出来的。（具体问下，公司的人事）建议找到下一个单位再辞职，比较妥当。

好好调整心态，不要急着辞职。

2.如何做好档案管理

档案管理，1、首先要了解你自己手中的档案，分清楚各类档案的性质，是一般性文件，还是重要性文件；是长期保存文件，还是只保存几年就可以销毁的文件；是通知类文件，还是图纸类文件，或者是协议类文件。

根据不能性质的文件，进行归档管理。2、再要了解你自己手中的档案的时效性，这文件属于是跨年文件还是当年文件；如果是跨年文件应该是存入在当年文件中保存，还是应该存入下一年的文件中保存。

3、要了解你自己手中的档案是流动性（档案翻阅程度）大，还是保存性大。如果流动性，你就不需要“压底”存档，如果档案在几年内要进行销毁的文件，也就不需要“压底”存档了。

4、要了解领导，领导是放手让你管理档案，还是有要求管理档案。如果领导有要求管理档案，那你以领导要求的方式进行改善档案管理。

例如：对于档案管理来说，有些文件二年要进行销毁，可是领导觉得这么文件还有必要存放或长期存放，那你只按照领导的要求来做，不能以档案管理的方式来处理。5、对于档案要做好分析和记录，了解当前什么文件应该存档，什么文件不应该存档，记录好存档文件的性质，保管期限，部门，文件大概内容，编号等。

可能说得不全面，但目前只想到这么些。因为有些时日没有管理档案了，而已每个单位具体要求都不一样，管理时也会因一些因素而在变动，当用书本上的方式来约束你的档案管理也是不正确。

3.档案管理主要内容

一、档案管理人员职责

1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。

二、收集归档范围

本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门送来的与本公司关系密切的各类文件材料（包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等）都属收集归档范围。

1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。

2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。

3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。

4、各项规章制度。

5、向上级请示的文件，以及上级批复的各类文件。（不包括项目审批文件）

6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。

7、工程建设底图、蓝图及文字材料。

8、经批复的工程设计图纸及文字材料。

9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。

11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。

13、本公司编辑、出版的刊物。

14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料。

15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。？

16、销售合同及销售客户资料。？

三、归档要求

1、凡公司发出的文件，由管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。

2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交专管员归档。？

3、编制交接表，一项资料由经办人交专管员归档时，应登记并双方签名。

4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。

5、正文与底稿（签发稿）主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

6、归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。？

7、归档的影像音资料要写上文字说明。

8、归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。

四、档案的借阅与复印

1、编制借阅表，当借出和还回时都必须填写，并经使用人和保管人双方共同签名。

2、查阅各类档案应在公司内进行，查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出公司使用的，需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准。

3、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经公司总经理签字批准，方可查阅或复制。

五、档案的保密管理

1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。

2、凡是调用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。

3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

4、股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅。其他人员须查阅的，须经总经理同意。

5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料，确实需查阅其他资料的须副总经理同意。

六、档案的销毁

1、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册。

2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各类档案必须经部门经理、总经理、董事长审批同意后销毁。

3、批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。

4.做好档案管理员的工作要具备哪些

文书档案管理办法 一、管理职责 （一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。

（二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。 （三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。

（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。 （五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。

（六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。 （七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。

（八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。 （九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。

二、立卷归档 （一）归档范围 凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。 （二）归档要求 1.各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

2.厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。

3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。 4.会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。

5.档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。 （三）归档时间 1.文书档案在次年五月底以前接收完毕。

2.会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。 3.基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。

三、档案利用 （一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。

（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。

（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。 （四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。

（五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。 四、档案保管 （一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。

（二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。 （三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。

（四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14-24度，相对温度45-60%的范围内。 （五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。

（六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。 五、档案统计 （一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。

（二）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。 （三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。

（四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。

（五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。 六、档案鉴定和销毁 （一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

（二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。 （三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。

七、保管期限 （一）办公室文书保管期限 1.上级机关下发的由办公室承办的文件材料 永久 2.党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料 永久 3.人事厅工作总结报告及计划、规划 长期 4.人事厅制发的（包括与其他机关联合制发的）办公室承办的。

5.简报如何存档

3.1 简报制作 简报制作主要用户录入简报的基本信息，以及简报的稿件信息，选择简报制作，列表显示尚未发布的简报：页面如图1：（图1）如果新建简报，选择【新建】。

如果需要对以前的简报进行修改，则选择【修改】。【新建】：选择新建，新发起一个简报，新建简报的页面参见图2：（图2）：★：如图2所示，新建简报应注意以下事项：1. 信息种类的选择：选择“信息种类”的下拉列表，系统自动从数据库中取出“其他相关信息”字段的内容，并显示在“信息种类”下的编辑框左边作为默认标签，提示用户应该输入的信息。

2. 选择“以哪个部门的名义制作”：选择【选择制作部门】按钮，在弹出的“部门选择”窗口中选择制作部门，确定后返回到当前页面，系统根据名义制作部门，获取默认的“报单位”、“送单位”、“网络送达单位”，并在页面中显示。用户可以手工录入或修改“报单位”、“送单位”的内容，可以通过选择【选择上报部门】按钮，更新“网络送达单位”的内容。

3. 关于期号和总期号，用户可以不用录入，在发布时，根据所录入的名义部门、信息种类及年度找到最大的已发布简报的期号+1产生期号；如果没有录入总期号，则根据所录入的名义部门及信息种类找到最大的已发布简报的总期号+1产生总期号；如果用户已经录入了期号或总期号，则按以上说明查找不允许重复，若重复则要示其重新录入或清空；具体可参见“简报发布”录入完毕后，选择【保存】按钮，转入如图3的修改页面。修改：（图3）：选择【稿件管理】，进入稿件管理页面，具体参见“稿件管理”。

选择【保存】，则保存所录入的信息，并返回列表。 选择【格式查看】：调用排版打印控件，显示图4的页面：（图4）：★ ： 如果选择【格式查看】，出现了乱码错误、不显示、或程序出现错误，请联系管理员，检查服务端是否正确。

稿件管理： 选择【稿件管理】按钮，显示图5所示的页面：（图5）：稿件的来源主要有三种不同的方式：1. 新建稿件，主要用户自己起草一篇稿件。具体操作参见“新建稿件”。

2. 采用他人简报：主要其他部门已经发布到用户所在部门的所有的简报，均可作为新建简报的稿件的一部门，可以采用一条简报中的某条稿件，也可以取消采用已经采用的稿件。具体参见“采用他人简报”3. 采用本部门简报：在新建简报中，可以采用以前已经发布的简报的稿件内容。

具体操作参见“采用本部门简报”。 ★ 新建稿件： 选择【新建】，如图6所示：（图6）标题、内容的录入以及【大窗口编辑】的操作均同发文管理的操作相同，具体参见发文管理。

★ 采用他人简报： 选择【采用他人简报】，显示如图7所示：（图7）：根据需要录入查询条件然后选择【查询】按钮，查询到的结果显示在“采用他人简报列表”下面。 如果该简报未阅读，则以黑色字体显示。

如果该简报已阅读，则以蓝色字体显示。 查询结果如图8 （图 8）在图8中，请注意以下事项：1. 信息种类的内容为黑色，表示该简报未阅读，如果未蓝色，则表示该简报已阅读。

2. 期号：选择期号，则链接到简报查看页面，可以查看该期简报的内容。如图9所示。

3. 发布日期：选择发布日期，则显示简报制作的基本信息，如图10所示。4. 标题：选择标题，显示当前的稿件信息，如图9所示。

5. 稿件信息：选择稿件信息，显示稿件的作者信息，入图11所示。查看简报的内容（图9）：如果有该简报有多个稿件，则依次显示稿件的内容，每个稿件下，显示一个按钮，如果该稿件已经在新建的简报中采用，则按钮显示【取消采用】，否则显示【采用】。

如果需要采用某个稿件，则选择【采用】，系统自动将该稿件加入到“稿件管理”列表下，并且按钮变为【取消采用】，如果选择【取消】采用，则从“稿件管理”列表中删除，按钮变成【采用】。显示简报制作的基本信息：（图10）：可以查看该简报的基本信息，以及简报中的稿件列表信息。

显示稿件的作者信息：（图11）：采用完稿件，选择“返回”，返回到图5所示的页面，所采用的稿件显示到图5所示的列表中。然后选择【保存】按钮，返回到简报列表。

★ 采用本部门简报 具体操作同“采用他人简报”相同，请参见“采用他人简报”的介绍。★ 上移/下移 选中要调整位置的稿件，被选中的记录标识成蓝色，选择上移下移按钮，调整稿件在简报中的位置，调整完成后，选择“返回”，系统自动根据在列表中的顺序，重新安排稿件在简报中的顺序。

6.学生会资料档案收集管理制度

学生会档案是学生会工作必不可少的史料和凭证，为了规范档案的管理和使用，现制定以下制度：

一、档案管理的内容： 1、有关学生会组织规范的档案，主要包括：①学生会的工作计划、总结和重大活动方案；②学生会的请示报告，经验材料和上级下发的各种文件；③学生会的会议记录，工作纪要和工作活动大事记；④学生会与外校交流的资料；⑤学生会主办的各种简报、期刊的底稿和有保存价值的各种资料。

二、档案的收集： 学生会及各部门、各院系在进行工作、开展活动时、应注意上述材料的收集、整理并及时送到校学生会办公室，以便尽快存档。

三、档案的整理：

1、收集的零散资料必须立即进行整理、分类使之系统；

2、档案整理的原则是：必须保持文书资料之间的历史联系，充分利用原始资料的基础，便于保管和使用；

四、档案的管理：

1、由档案管理员定期进行清理和检查，如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救，对于事故的负责人视情节轻重给予处罚；

2、借阅档案必须有证明，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

注：本制度解释权归化学与化学工程学院学生会

中山大学化学与化学工程学院学生会 学生会档案是学生会工作必不可少的史料和凭证，为了规范档案的管理和使用，现制定以下制度：

一、档案管理的内容： 有关学生会组织规范的档案，主要包括：①学生会的工作计划、总结和重大活动方案；②学生会的请示报告，经验材料和上级下发的各种文件；③学生会的会议记录，工作纪要和工作活动大事记；④学生会与外校交流的资料；⑤学生会主办的各种简报、期刊的底稿和有保存价值的各种资料。

二、档案的收集： 学生会及各部门、各院系在进行工作、开展活动时、应注意上述材料的收集、整理并及时送到校学生会办公室，以便尽快存档。

三、档案的整理：

1、收集的零散资料必须立即进行整理、分类使之系统；

2、档案整理的原则是：必须保持文书资料之间的历史联系，充分利用原始资料的基础，便于保管和使用；

四、档案的管理：

1、由档案管理员定期进行清理和检查，如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救，对于事故的负责人视情节轻重给予处罚；

2、借阅档案必须有证明，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

注：本制度解释权归化学与化学工程学院学生会

中山大学化学与化学工程学院学生会

7.文书档案和人事档案有什么分别

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。

也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

8.档案章上六格分别是什么内容

档案章上六格的内容是： 1、第一格：全宗号 。

2、第二格：年度。 3、第三格：室编件号。

4、第四格：机构问题。 5、第五格：保管期限。

6、第六格：馆编件号。 扩展资料： 全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的zhidao具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

全宗号是各级档案馆为已进馆或可能进馆的单位分配的编号，用于区分各立档单位，也便于日常管理和查询。 当一个单位向档案馆移交过档案后，档案馆根据相关规则给予移交单位唯一的一个代码，此后该单位不论哪一种类别的档案都是这一全宗号，没有向档案馆移交过档案的单位没有全宗号。

老方法整理的档案一般需要进行装订，案卷号则是按照一定的顺序对装订后的档案编制的顺序号，同一类别的档案一般从“1”开始编制。 按照《归档文件整理规则》整理的档案则是以“件”为单位进行管理，件号同样从“1”开始编制。

参考资料 百度百科-全宗号 。