秘书会议筹备方案范文

一、秘书会议筹备方案的概述是什么

1.会议筹备方案的内容：会议筹备方案包括如下几个组成部分：（1）确定会议的主题与议题。

（2）确定会议的名称。（3）确定会议和议程。

（4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。

（7）确定会议与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。

（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

2.会议筹备方案的作用：（1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位；（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行 3.电话会议及视频会议（1）电话会议交流信息的特点 1）电话会议：①方便灵活，准备时间短，回复迅速。②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。

③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）。 2）电话会议信息工作要的要求：电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1准确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传输设备；4按时接通电话；5互相能报出席情况；6做好会议记录。

（2）视频会议 1）视频会议的特点：①声音和图像同时传送。②不受空间的限制。

③节省时间、费用。④交流效果较好。

⑤视频会议的交流不够深入广泛。 2）视频会议信息工作的要求由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。

具体要求有：1发出开会信息；2分发文件信息资料；3布置会场；4置与检查会场信息传输设备；5做好会议准备；6采用行集中后分散的形式；7汇总情况信息。 4.远程会议筹备方案的优点：远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。

5.会务机构分工的要求会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。

具体要求如下：（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍。（2）会务机构要分工明确、责任到人。

（3）加强协调，定期沟通。

二、秘书拟订工作计划备选方案怎么

在拟订工作计划备选方案时通常有以下四种途径可供选择： 1、自上而下的方法这种方法是由企业上层人员来拟订可行方案，而由企业中下层人员对这些方案提出建议并做适度补充。

这种方法具有拟订周期短，效率快的优点，但不能充分发挥广大员工参与企业决策的积极性，因此这种方法对组织规模较小，管理相对简单的企业比较适宜。 2、自下而上的方法这种方法是由企业最下层开始，向上层部门提出可供选择的方案，由上层部门对这些方案的可行性进行探讨和评估。

这种方法能充分发扬企业的民主精神，通过集思广益，往往会获得一些意想不到的好方案。缺点是这种方法费时费力，不能在短时间内形成一些可行方案；其次，由于企业的下层人员往往不能站在企业全局的高度看问题，所以他们提出的方案往往是片面的，形成的方案数量虽然不少，但真正具有价值的方案却不多。

3、上下结合的方法这种方法是在拟订企业的计划方案时，上级和下级彼此尊重，共同参与。这种方法在一定程度上汇集了以上两种方法的优点，克服了两者的缺点，因此在现实企业中得到了广泛应用。

4、计划小组的方法有些企业的工作计划方案通常是由专门的计划小组来拟订的。具体做法是：由企业的计划管理部门牵头，各相关部门抽调专人来共同完成工作计划方案的拟订工作。

这种做法具有针对性强的特点，由于所选人员来自各专业领域，一般他们又懂得计划制定，所以，这样拟订出来的方案参考价值较大，可行性也比较强。在操作上这种方法也具有明显的上下结合的特点，所以它和上一种方法不是截然分开的。

在企业实践中，这种方法的应用也是比较常见的。

三、秘书资格考试对秘书会议筹备要求有哪些呢

会议筹备 1作用：了解会务工作的全局加强协调沟通确保会议目标实现 2特点：全面性和具体性计划性明确性 3原则：严格时间事项明确会议必要 4内容：会议主题于议题会议名称会议议程时间和日期地点需要设备和工具会议文件会议人员组成及人数与会人员的组成会议食宿安排确定会议经费安排会议筹备机构和完成任务的期限会议应急方案的内容 1。

会议中可能出现的意外事件：人员问题场地问题设备问题资料问题健康与安全问题与会者情绪问题与会者返程问题行为问题 2。明确意外事件出现时工作人员的责任 3。

处理会议中意外事件的方法：同上组织电话会议的方法发出会议通知分发会议资料安排会场接通电话相互通报出席情况记录组织视频会议的方法视频会议的会场做好会场布置工作配备和检查设备设备维护为减少租用通信线路的时间节约费用远程会议筹备方案特点（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

会议筹备情况检查主要内容 1会议准备工作是否充分2文件材料的准备3会议布置情况4礼仪接待人员的准备5环境条件与用品的准备6保卫工作的检查7检查其他内容做好会务筹备情况检查的方法有两种：（1）听取会议筹备人员的汇报 1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。 2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。

3）选择合适的汇报时间。 4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。

因此，汇报之后要抓紧催办和落实。（2）会前现场检查 1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。

远程会议要提前下发材料。 2）注意气味。

一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。

3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。

张贴会场平面示意图。 4）佩带徽章、名牌。