1.《归档文件整理规则》主要体现出哪些特点

归档文件整理规则

DA/T22-2000

中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施

1 范围

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2 定义

本标准采用下列定义。

2.1归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2.2归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2.3件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3 整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4 质量要求

4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5 整理方法

5.1装订

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5.2分类

归档文件可以采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1按年度分类

将文件按其形成年度分类。

5.2.2按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3按机构（问题）分类

将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。

5.3排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）

5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

5.4.4件号：文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件与的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

5.4.5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

5.5编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。

5.5.1.1件号：填写室编件号。

5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5.5.1.3文号：文件的发文字号。

5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。

5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，。

5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。

5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A

2.档案室如何编写档案立卷说明

根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则指南》及等有关规定和要求，结合区本单位实际制定的《档案分类方案及保管期限表》进行立卷。

一、领导班子及内设机构人员情况1、行政领导2、内设机构及人员二、主要工作情况（职责）三、案卷整理情况立卷的原则：根据文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。立卷的方法：根据上述原则，分别采取不同的方法进行立卷。

1、文书档案：按年度——保管期限立卷2、会计档案：按年度——保管期限——问题（类别）立卷。3、科技档案：按性质——工程项目——保管期限立卷。

4、声像档案：按问题立卷。5、实物档案：按类别立卷。

如：本年度的文书档案整理的方法是“年度—机构—保管期限”分类法，主要分为综合、政工、业务类、其它，按期限分永久、30年、10年三类。四、归档范围1、凡是记述和反映本社工作活动的具有保存价值的各种载体文件、图表、声像材料。

2、上级颁发的需要贯彻执行的或参照的各种文件材料。五、案卷数量本年度形成文书档案 盒 件，其中永久 盒 件，定期30年 盒 件，定期10年 盒 件。

六、立卷人和立卷时间立卷人：立卷时间：。

3.归档文件整理的整理方法

5.1装订归档文件应按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.2分类归档文件可以采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类。

同一全宗应保持分类方案的稳定。5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。

5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。5.2.3按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。

5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A1。

图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

5.4.4件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。

室编件与的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

5.4.5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。5.5编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。5.5.1.1件号：填写室编件号。

5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.1.3文号：文件的发文字号。

5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。

5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页，。5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。

5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A?4型（长*宽297mm*210mm）。5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。

归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

5.6装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。5.6.1档案盒5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。

档案盒的外形尺寸为310mm*220mm（长*宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等（见图A4a）。5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A4b、图A4c）其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“—”号连接；盒号即档盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。5.6.2备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

5.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。5.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

5.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。5.6.2.4日期：归档文件整理完毕的日期。

4.档案室如何编写档案立卷说明

根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则指南》及等有关规定和要求，结合区本单位实际制定的《档案分类方案及保管期限表》进行立卷。

一、领导班子及内设机构人员情况1、行政领导2、内设机构及人员二、主要工作情况（职责）三、案卷整理情况立卷的原则：根据文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。立卷的方法：根据上述原则，分别采取不同的方法进行立卷。

1、文书档案：按年度——保管期限立卷2、会计档案：按年度——保管期限——问题（类别）立卷。3、科技档案：按性质——工程项目——保管期限立卷。

4、声像档案：按问题立卷。5、实物档案：按类别立卷。

如：本年度的文书档案整理的方法是“年度—机构—保管期限”分类法，主要分为综合、政工、业务类、其它，按期限分永久、30年、10年三类。四、归档范围1、凡是记述和反映本社工作活动的具有保存价值的各种载体文件、图表、声像材料。

2、上级颁发的需要贯彻执行的或参照的各种文件材料。五、案卷数量本年度形成文书档案 盒 件，其中永久 盒 件，定期30年 盒 件，定期10年 盒 件。

六、立卷人和立卷时间立卷人：立卷时间：。

5.文书档案单件归档的整理规则

中华人民共和国归档文件整理规则 1 范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义 本标准采用下列定义。

2。1 归档文件？ DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施 2。

2 归档文件整理？ 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2。

3 件？ 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3 整理原则 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件。 4 质量要求 4。

1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4。2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5 整理方法 5。1 装订？ 归档文件应按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 5。

2 分类？ 归档文件可以采用年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）等方法进行分类。 同一全宗应保持分类方案的稳定。

5。2。

1 按年度分类？ 将文件按其形成年度分类。 5。

2。2 按保管期限分类？ 将文件按划定的保管期限分类。

5。2。

3 按机构（问题）分类？ 将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。 5。

3 排列？ 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5。4 编号？ 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。

图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。

5。4。

1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 5。

4。2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

5。4。

3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 5。

4。4 件号：文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。

馆编件号按进馆要求标注。 5。

4。5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

5。5 编目？ 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5。5。

1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 件号：填写室编件号。

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 文号：文件的发文字号。

题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔 〕"号。

日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。 页数：每一件归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页。 备注：注释文件需说明的情况。

5。5。

2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长*宽为297mm*210mm）。 5。

5。3 归档文件目录应装订成册并编制封面。

归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

5。6 装盒？ 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

5。6。

1 档案盒 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm*220mm（长*宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

（见图A4(a)）。 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。 档案盒应采用无酸纸制作。

5。6。

2 备考表？ 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日期：归档文件整理完毕的日期。

6.简述会计人员对归档资料进行整理的步骤

1、修整 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。 2、装订 归档文件一般以件为单位装订。

归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附录C 图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

3、编页 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。 4、装盒 将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。

不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。 档案盒 档案盒封面应标明全宗名称。

档案盒的外形尺寸为310mm*220mm（长*宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D 图D1）。 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。 档案盒应采用无酸纸制作。

备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。 a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 c）整理日期：归档文件整理完成日期。

d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

5、排架 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。 归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。 扩展资料 归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 整理原则 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件. 质量要求 归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

参考资料来源：百度百科-归档文件整理 参考资料来源：百度百科-文件归档。