1.档案录入工作规范

纸质档案数字化技术规范DA/T31-20051 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。

本标准适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 17235.1 连续色调静态图像的数字压缩编码GB/T 17235.2 连续色调静态图像的数字压缩编码GB/T 18894?2002 电子文件归档与管理规范ITU(CCITT)G3 二值图像压缩算法ITU(CCITT)G4 二值图像压缩算法DA/T18?1999 档案著录规则档案管理软件功能要求暂行规定国家档案局档发[2001]6号3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1数字化 Digitization用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程。

3.2纸质档案数字 化Digitization of Paper?based Records对普通（黑色字迹清晰）的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程。3.3数字图像 Digital Image表示景物图像的整数阵列。

一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。

3.4黑白二值图像 Binary Image只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。

3.5连续色调静态图像 Continuous?tone Still Image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。3.6失真度 Distortion Measure对档案原件进行数字化转换后，在同等测试环境下，数字图像与档案原件色彩、几何、压缩算法等差值。

3.7可懂度 intelligibility表示数字图像向人或机器提供信息的能力。3.8清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表现。

3. 9 分辨率 Resolution指单位长度内图像包含的点数或像素数。3.10TIFF Tagged Tmage File Format标记图像文件格式。

一种基于标记的无损（不丢失信息）压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。因为它存储图像细微层次的信息非常多，图像的质量也得以提高，故而非常有利于原件为黑白档案的复制储存。

3.11 JPEG Joint photographic Experts Group联合照片专家组。一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要计算机平台和Web浏览器。

JPEG格式文件小，影像质量多数情况下均可接受。考虑储存空间及传输效率，原件为彩色的档案可迁此格式复制储存。

4 数字化基本流程纸质档案数字化的基本流程主要包括案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序。4.1 案卷整理对需要扫描的案卷进行适当整理，做出标识。

4.2 目录建库为数字化的档案检索而建立必要的目录数据库。4.3 批量扫描按照档案数字化具体任务的整体安排按计划分批次进行扫描。

4.4 数据处理4.4.1 对扫描图像进行校对，确保图像完整无误，并视需要对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理。4.4.2 对裸数据进行验收前的相应处理，包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件，以及数据的挂接、检验、上载、质量检查和备份。

4.5 信息存储根据不同的扫描图像选择适当数据格式、编码方式和存储介质对信息进行保存。4.6 检索利用按用户需求提供检索利用。

5 案卷整理在批量扫描之前，按下述步骤对案卷进行整理，确保档案数字化质量。5.1 分件5.1.1 把同一案卷中的扫描件和非扫描件分开。

5.1.2 在扫描件中将大图、照片插入指示页，便于扫描工序批量扫描，实际图像放在图像处理时进行重扫，替换指示页。5.1.3 填写《数据加工过程处理单》（见附录A），对需要特殊处理的页，标识清楚。

5.2 分页对批量扫描前的档案进行页号、件号的标注。如在标注中与原档案中的件数、页号不一致，应以此为准。

5.3 拆卷去除档案中原来的装订物，以便后续扫描工作的进行。5.4 装卷按档案保管要求恢复原装订。

6 建目录库6.1 目录著录根据DA/T18确定档案著录项，并进行著录。6.2 数据格式选择所选定的数据格式通用，应能直接或间接与DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换。

6.3 目录输入将著录好的目录输入计算机内，建立机读目录数据库。7 批量扫描7.1 扫描方式纸质档案扫描可采用黑白二值图像和连续色调图像两种方式。

7.1.1 页面为单色文字的纸质档案，宜采用黑白二值图像扫描；页面为多色文字图像的档案文件，可采用连续色调图像扫描。7.1.2 字迹清晰、不带图片的档案材料，采用黑白二值图像扫描；清晰度较差或带有图片的档案材料，可采用连续色调图像扫描。

7.2 分辨率选择7.2.1 单色页面档案文件，扫描分辨率一般建议选择100~200dpi。7.2.2 彩色页面档案文件，扫描分辨率可选择100dpi以上参数值进行。

7.2.3 大幅面档案文件，如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪（如A0）、大幅面数码平台、缩微照像后胶片数字转换，也可以采用小幅。

2.出入库台账表格范本

如图： 一）物品出库，仓库管理员要做好记录，领用人签字。

二）物品出库，数量要准确（账面出库数量要和出库单，实际出库实际数量相符）。做到帐、标牌、货物相符合。

发生问题不能随意的更改，应查明原因，是否有漏出库，多出库。 三）仓库管理员严格执行凭发货单发货，无单不发货，内容填写不准确不发货，数目有涂改痕迹不发货，发生上述问题应及时的与相关的责任人做好货物的核对，保证发货的正确性，及时解决，及时供货，保证合同的完整履行。

四）保管员要做好出库登记，并定期向主管部门做出入库报告。 扩展资料分拣即把按照波次拣的商品根据出库单分开。

打单即把该波次关联的出库单，物流面单打印出来。确认开始分拣，波次单状态翻转为“分拣中”。

扫描出库单和分拣框，每个出库单绑定一个分拣框，出库单和物流面单放在分拣框中。 依次扫描拣货框的商品，按照系统的指引放在对应的分拣框中。

例如从拣货框中拿出商品a扫描，系统展示5个，分拣框a放3个，分拣框b放两个。分拣完成后，波次单状态翻转为“已完成”。

3.如何做好办公室的档案管理工作

（一）立卷归档

1、文书档案

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将文书档案整理完毕——整理装订文书档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

2、会计档案

会计室兼职档案员按照规定整理会计档案——将整理完毕的会计档案移交所档案室——双方填写档案移交登记表——档案入库——由会计室兼职档案员将会计档案分类上架并管理会计档案柜的钥匙。

3、仪器档案

各科室购进万元以上的设备，由相关科室兼职档案员将设备的资料交所档案室---双方填写档案移交登记表——档案入库。

（二）借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——所长签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案

查阅人到所档案室持单位介绍信申请借阅档案审批单——办公室主任审核——所长签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

3、查阅会议记录

查阅人到档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——分管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——必须在档案室查阅，不得外借，不准复印。

4、查阅各类档案（科研类、会计类、专题类等）

相关科室和课题组成员书面申请查阅（不能超越批准查阅的范围）——办公室主任审核——所长签字批准——档案室负责查找——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

（三）鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——向分管所领导汇报——档案鉴定小组（由分管领导、办公室主任、档案管理人员及相关科室业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关科室业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——分管领导签字批准——所长签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关科室办理销毁清册——档案室归档。

4.如何建设基层数字档案室建设

近年来，随着电子信息技术的广泛应用和数字档案馆建设的蓬勃开展，基层数字档案室建设这个问题便提上了档案行政管理部门和基层单位的议事日程。

基层数字档案室建设就是指机关企事业单位和社会组织综合运用计算机、信息网络等技术，对室藏档案进行数字化加工、信息化管理和网络化运用的工作工程。基层档案是同级国家档案馆的“基石”，基层档案的数字化又是同级国家档案馆数字化的“基础”。

通过基层数字档案室的建设实践证明 ，这项工作既能有效保护纸质档案原件，又能为利用者提供快速准确便捷的查档服务，实现档案资源利用的最大化。 一、基层数字档案室建设的硬件、软件要求 （一）硬件要求。

主要包括：用于对室藏纸质档案进行数字化加工的专门办公场地；用于信息系统数据存储、管理和应用系统运行的服务器；用于各类用户访问的终端设备、身份证读取器、打印机、复印机等输入、输出设备；用于纸质、照片等传统载体档案数字化加工的扫描仪、数码相机、数码摄像机等；用于数据备份和归档移交的光盘刻录机、磁带机等，确保数字档案的大量储存、查询、利用。 （二）软件要求。

选购或根据自身情况开发与硬件配套的安全性高、稳定性好的主流操作系统；选择与单位档案信息管理实际标准相符的数据库管理系统；选择配套的扫描软件、图像处理软件等，实现档案资料管理系统与办公自动化系统的无缝衔接。 （三）数字化标准要求。

依据国家档案局DA/T 46 -2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T47 -2009 《版式电子文件长期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的电子文件封装规范》等相关标准进行科学化的整理加工和管理。 二、基层数字档案室建设过程中存在的问题 根据笔者所在部门的做法和对同级单位的了解，目前基层数字档案室建设，主要是采取业务外包的形式来进行的，还存在一些问题。

（一）认识不到位。基层单位建设数字档案室，毕竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的问题，比如内部机构之间的协作、经费的保障、数字信息技术的采用、相关专业人才的配备、安全保密保管等具体问题。

因而，基层单位在建设数字档案室这个问题上，多数单位尤其是领导认为建设数字档案室不重要，是多此一举，只要保管保护好纸质档案就行了，没有必要浪费大量的人力、物力、财力；同时相当多的基层档案工作人员，因为自身年龄较大、对现代信息技术不甚了解等原因，积极性不高，认为是多余的，满足于传统的做法。 （二）经费成为拦路虎。

基层单位在建设数字档案室的过程中面临最大的问题是经费有限，更愿意把有限的财力资源投向更重要的方面，导致档案数字化建设硬件投入的资金不足，致使基层档案数字化工作起步艰难。 （三）相关人才缺乏。

在基层档案部门， 面对相对有限的档案室藏、相对固定的服务对象，传统的管理模式仍然管用、好用，这种根深蒂固的思维定式使得很多基层的档案工作人员不愿主动放弃传统的工作模式去探索数字化的工作方式，知识结构的更新速度也远赶不上数字档案室的建设速度。已开展数字化的基层档案室的档案工作也还停留在摸索阶段，掌握使用的只是简单的查询、登记、统计等技能，档案数字化的作用还没有充分发挥出来。

（四）安全、质量有隐患。目前，基层数字档案室建设的普遍做法是业务委托外包，这种方式简便省事。

在实际工作中，却存在着较大的安全和质量隐患，尤其是安全隐患应引起档案行政管理部门和基层单位的高度重视。以外包为例，基层单位通过政府购买或招标形式与数字化加工企业签订档案数字化加工合同，虽然在委托加工的过程中会签订严格的安全、保密、质量协议，但在具体实际操作过程中，隐患并未就此消失，主要表现在一是数字化加工企业从业人员素质高低不同、流动性大带来的隐忧；二是基层业主单位对数字化加工监管不到位的隐忧；三是数字化工作企业和从业人员首先考虑的是经济利益，存在着重数量，数字化质量不高的隐忧。

（五）软件配套不完善。目前，在数字化加工工作中，基层部门感到比较困惑的是没有一套统一的软件，存在着选择性的纠结，担心将来数字化成果无法和同级国家档案馆对接的问题。

希望档案行政管理部门能及时提供统一可行的软件。 三、基层数字档案室建设的对策 （一）从管理体制入手，建立协同机制。

一是档案行政管理部门加大档案信息化工作的宣传力度，提高基层单位对档案数字化建设工作重要性的认识。二是基层单位要建立档案机构、信息技术中心、业务部门之间的协作机制，以部门协作来弥补档案机构人才的不足。

三是加大人才建设力度，对相应人员进行定期培训，鼓励他们更新知识结构，与新形势下的数字化档案工作相适应，或引进人才为数字档案室建设提供人才保障。 （二）明确职责，规范制度，加强外包过程的监督和控制。

建立并完善档案出入库、档案交接、外包人员出入等数字化加工现场管理制度，建立档案出入库表单、工作量表单等，强化工作职责，优化工作环境。在与委托外包单位签订保密协议之外还应建立严格的监督制度，采取有效措施，如在数字化加工场所安装摄像。

5.档案整理工作没做过,刚开始学会不会难

没有你说的那么可怕，所谓的档案管理员工作，就是对你所管理的文件资料进行管理。

1、如果是新建的档案库，你需要对文件资料进行分类登记入库录入，但凡是新建的库，文件资料都很少，所以工作量也不会太大；

2、如果不是新建的档案库，那么，已经有现成的库了，所以你的工作就是用电脑进行查询，查找，对日常入档的文件资料进行管理，工作量也不会太大；

3、一天打字两三个小时，那要录入很大量的内容的，所以你说的六七个小时的录入量，是不可能的。但最可能的是，两三个小时的录入量分散在六七个小时内，也就是说，当有人来时，才打几个关键字进行查询或者对新来的文件资料进行统计入库；当没有人时，你可能不打字，可以干些别的工作。

放心好了，现在还没有太累人的文职工作，只怕你的理论水平达不到，就会感觉到累了。不过即使如此，我们也可以在干中学，学着干，只要不懒，很快就会适应的。至于你说的视力不好，也是可以有很多方法可以解决的。现在的电脑都非常人性化了，你可以把字体调大些，录完之后再变小以便于整体观看效果。

祝你工作顺利，天天进步，尽早地适应这份工作。