书面告知函该怎么写

书面告知函一般包括：首部、正文、结尾、结束语、结尾落款五个部分。

一、首部 一般写明告知函的标题、主送单位名称。 二、正文 正文一般分成开头、正文两个部分。

开头一般写明函件的主题原因。正文再对主题进行详细的解释说明。

三、结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函等。

四、结束语 通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

五、结尾落款 落款一般写明发文单位名称、发文时间。 扩展资料 函件的作用： “函”有下列三方面的作用： （一）相互商洽工作。

如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导。 （二）询问和答复问题。

如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复，都是用“函”的形式。 （三）向有关主管部门请求批准。

如《民政部关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函》就是为向国家计划委员会请求批准而发的。 参考资料 百度百科-函。

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告知函的写法。

告知函和答复函十分接近。它们的主要区别在于答复函是答复对方所询问问题，而告知函则是告知对方有关情况。

告知函的正文通常包括两项内容。一是告知原由。

说明制发本函的原因。二是告知事项。

简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题。 函的结构和写法 （一）标题 函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。

（二）正文 1.开头。写行文的缘由、背景和依据。

一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。 复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。

继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。 例一： 告知函 敬启者： 我方三月十日致贵方函谅悉，故在函曾中强调我方第816号单交货之重要，务心将货物于四月三十日前运达。

货物虽已运出，但尚未接到贵寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择。因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感遗憾。

发函者 例二： 告知函 敬启者： 贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物即于八至十天内制伯完成，特此奉告。

我方建议，以见到由中华人民共各国中国银行开出不可撤消信用证时付款。 我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并将文件寄出，作为向银行结帐任据。

敬上 发函者 联系函范例 例一： 联系函 敬启者： 信用证修改事项说明如下： 根据我方收到的信用证，其付款规定为见票120天付款。 但是我方所需要的，是见票即付信用证。

此项规定已获贵方同意并在贵方订单上明确记载。因此，请贵方按单内说明修改。

货物将于本月二十交运，敬请贵方依照我方要求立即修改。 敬上 发函者 例二： 联系函 敬启者： 贵方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。

本公司本打算付清，但由于本地季节性贸易不景气，造成我方顾客付款极度缓慢。 此种原因，致使本公司暂时不便清偿货款总额。

今天通过中国银行，本公司以电报发出，贵方可在一两天内收到。本公司希望贵方能了解我方困境并给我方以协助。

发函者 请求函范例 （转载自第一范文网 ，请保留此标记。 ） 例一： 请求函 敬启者： 谢谢贵方索取本铬镍钢司新型手袋目录一函。

贵方所需目录分别寄上，交盼贵方对所列条件会感兴趣。 订购数量多少与价格，在表上均有分别说明，同时此表亦可作订购单使用在通常情况下88~98页上显示有多种新型号，是今年手袋展示会上一种时沿，敬请贵方注意。

因为本公司接获大量订单，务必全力履行，故建议贵方对本公司之产品指示，尽速惠函告知。 发函者 例二： 请求函 敬启者： 今天本公司已将一瓶新上市的样品美酒邮赠阁下，以示对阁下之敬意。

并盼阁下在府上尝试一番。如果你尝试，就会同意我方认为为此为每一位家庭主妇选购餐食的必需品。

这种酒是甜酒和酒精的最佳混合，喝上几杯，就会发出一种醇厚而馥郁的味道，对食欲特别有效。这种上等酒是悉尼运来，保括运费在内每打美金20。

以一般信用证，给予的贸易折扣为20%兹随本函附上特制卡式订单表，请贵方将其填妥后投入信箱，以便我方处理。 发函者 2.主体。

写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。 函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。

如果事项比较复杂，则分条列项书写。 ⒊ 结语。

不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”、“特此函达”。

若是要求对方复函的，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”、“望准予**是荷”等习惯用语收束。

复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。

五、注意问题 1.注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。

2.开门见山，直奔主题。无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。

3.一文一函，简洁明了。 4.语言要规范得体，并体现函的用语特色。

发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。 切忌使用生硬、命令性的语言。

复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。 您可以访问第一范文网（ ）查看更多与本文《告知函的格式及写法》相关的文章。